استخدام :فرمول ۵ مرحله ای استخدام
استخدام افراد جدید و ساخت تیم، یکی از سخت ترین چالشهای کارآفرین است. در این مقاله مهارتهای لازم برای ساخت و مدیریت تیم بررسی می شود.
نگاهی به چند نکته این مقاله:
- استخدام وقت تلف کردن نیست!
- فرمول ۵ مرحله ای استخدام
- چرا حاضر نیستیم کارها را واگذار کنیم؟
- حرفهای اخراج کنید
- چالش ها و مهارتها باید متناسب باشد
- آیا روش چماق و هویج نتیجه بخش است؟
- کارکنان خوب را فراری ندهید!
پس از رشد اولیه کسب و کار، خیلی زود به این نتیجه می رسیم که نمی توانیم تمام کارها را خودمان انجام بدهیم و لازم است افرادی به کسب و کار ما بپیوندند تا کارها پیش برود. استخدام افراد جدید و ساخت تیم، یکی از سخت ترین چالش های کارآفرین است.
یک تیم خوب می تواند سه فعالیت اصلی یک کسب و کار یعنی تامین، تحویل و تعهد را انجام بدهد؛ بنابراین وقت شما آزادتر می شود تا به کار اصلی خودتان یعنی توسعه کسب و کار بپردازید.
پس لازم است مهارت های مدیریت را بیاموزیم. مهارت هایی مانند استخدام و انگیزش کارکنان. استخدام یک فرد جدید و اعتماد کردن به او شاید در اوایل کار غیرممکن به نظر برسد؛ ولی کم کم می بینیم که بخش عمده کسب و کار ما باید توسط افرادی غیر از خودمان پیش برود.
ابتدا ببینیم مدیریت چیست؟ مدیریت یعنی انجام کارها توسط دیگران. کار یک مدیر بیشتر این است که فعالیت هایی را بین افراد تیم تقسیم کند و انظارت داشته باشد تا کارها به خوبی انجام شود.
مدیریت چیست؟
مدیریت یعنی انجام کارها توسط دیگران. کار یک مدیر بیشتر این است که فعالیتهایی را بین افراد تیم تقسیم کند و نظارت داشته باشد تا کارها به خوبی انجام شود.
کلیدی ترین فعالیتهای مدیر در ارتباط با تیم استخدام و اخراج، واگذاری، انگیزش و آموزش هستند.
استخدام
استخدام یکی از ترسناک ترین کارها برای کارآفرینان تازه کار است. اضافه کردن شخصی جدید و غریبه به کسب و کاری که برایش زحمت زیادی کشیده ایم، دور از تصور است؛ ولی مجبوریم این کار را انجام بدهیم. پس از مدتی می بینیم اطراف ما با دوستان خوب و توانمندی پر شده که روزی متقاضی استخدام بودند؛ البته باید در استخدام حرفه ای عمل کنید تا این اتفاق بیفتد. استخدام افراد نامناسب می تواند انگیزه شما را برای ادامه کسب و کار از بین ببرد. ابتدا بیایید دیدگاه درستی نسبت به استخدام داشته باشیم.
استخدام وقت تلف کردن نیست
بسیاری از مدیران علاقه ای به فرایند استخدام ندارند. وقتی لازم است کسی استخدام شود، به این کار به دید یک بحران می نگرند. همین باعث می شود فقط سعی کنند فرایند استخدام تمام شود تا به روال عادی کارها برگردند. حقیقت آن است که استخدام مهم ترین و پربازده ترین سرمایه گذاری در کسب و کارتان است. پس نسبت به استخدام دیدگاه بهتری داشته باشید. سعی نکنید در کمترین زمان، کسی را استخدام کنید تا کار تمام شود. وقت کافی اختصاص بدهید و بدانید که یک کارمند خارق العاده می تواند کسب و در برای همیشه متحول کند.
در استخدام سخت گیر باشید!
دراخت یک کسب و کار موفق با افراد معمولی امکان پذیر نیست. درنهایت این کارکنان شما هستند که تعیین می کنند رشد خواهید کرد یا سقوط! پس برای پر کردن یک سمت خالی، سریع تصمیم نگیرید.
برای خودتان معیارهایی تعریف کنید تا در استخدام سهل انگاری نکنید. مثلا تصمیم بگیرید تا زمانی که ۵ متقاضی عالی پیدا نکردید، کسی را استخدام نکنید. همین دیدگاه باعث می شود با پیدا شدن اولین کسی که ظاهرا مناسب است، استخدام را نهایی نکنید و کمی بیشتر تلاش کنید. شاید امین تلاش بیشتر باعث پیدا شدن کسی شود که قرار است کسب و کارتان را متحول کند.
فرمول ۵ مرحله ای استخدام
یکی از بهترین ایده ها برای استخدام بهتر آن است که فرایند استخدام در چند مرحله انجام شود. همه ما گاهی اشتباه می کنیم. با یک صحبت کوتاه با متقاضی، فکر می کنیم بهترین کارمند دنیا را پیدا کرده ایم؛ ولی پس از چند روز میبینیم آن کارمند شخصیت دیگری دارد و اصلا آن فردی نیست که تصورش
را می کردیم. برای استخدام بهتر می توانید از فرمول ۵ مرحله ای استخدام استفاده کنید. در ادامه این ۵ مرحله را بررسی می کنیم.
١. رزومه یا صحبت تلفنی
در اولین گام استخدام، افراد نامناسب را رد کنید؛ حتی قبل از اینکه به محل کار شما بیایند! شاید افرادی برایتان رزومه می فرستند یا تلفنی تماس می گیرند. حداقل ۳ معیار مشخص تعریف کنید تا اگر کسی این معیارها را
نداشت، وقت خودتان و طرف مقابل با مصاحبه حضوری تلف نشود؛ مثلا یکی از معیارها می تواند محل سکونت فرد باشد. اگر فاصله خانه اش از محل کار خیلی زیاد است، احتمالا دیر خواهد رسید و رفت و آمد سخت می شود و بر کیفیت کارش هم اثر خواهد گذاشت. البته این فقط یک مثال بود. شاید شما معیارهای دیگری مشخص کنید و مسافت را مانع محسوب نکنید.
می توانید محدودیت سنی مشخص کنید و یکی از معیارها همین باشد. حتی نوع صحبت و لحن شخصی که تماس گرفته می تواند یکی از معیارها باشد. ما در مدیرسبز داوطلبی که در اولین تماس تلفنی، نامناسب و طلبکارانه صحبت می کند را رد می کنیم. چنین فردی بعدها با مشتریان همین طور صحبت خواهد کرد.
۲. سوالات کتبی
در گام بعد، داوطلبانی که انتخاب شدند به محل کار شما می آیند. قبل از اینکه وارد اتاق شما بشوند، فرمی به آنها بدهید تا پر کنند.
پاسخ گویی کتبی به چند سوال، قبل از مصاحبه شفاهی مزایای زیادی دارد وقت زیادی از شما در مصاحبه شفاهی تلف نمی شود و معیاری برای طرح سوالات دقیق تر خواهید داشت. همچنین یک آشنایی اولیه از متقاضی کسب می کنید، قبل از اینکه اولین سوال را بپرسید.
در فرم استخدام می توانید مواردی مثل اطلاعات کلی متقاضی مانند اطلاعات هویتی، اطلاعات تماس، محل سکونت و… را بگنجانید. برداشت خودش از میزان تخصصی که دارد را هم متوجه می شوید. ما در فرم استخدام میزان تسلط بر زبان انگلیسی را می پرسیم. کسانی که می نویسند «عالی»، توقع ندارند که در مصاحبه شفاهی کتابی دستشان بدهم و از آنها بخواهم بخوانند و ترجمه کنند. خوب است قبل از طرح سوالات شفاهی بدانیم شخص توانایی های خودش را چقدر می داند تا با سوالات مناسب درستی آن را ارزیابی کنیم.
چند موضوع برای سوالات کتبی
- اطلاعات کلی: نام، نام خانوادگی،محل سکونت و…
- مهارتها: مثل میزان تسلط بر زبان، کامپیوتر، اینترنت و…
- علاقه مندی های شخصی: نوع تفریح و استراحت متقاضی
- سابقه کار و دلیل کار کردن
- مهم ترین خصوصیات اخلاقی
مواردی هم وجود دارند که شاید احساس کنیم کمکی به استخدام نمی کند، مثل علاقه مندی های شخصی؛ ولی همین مورد کمک زیادی به شناخت متقاضی می کند.
دو نفر را تصور کنید که اولی اوقات فراغت را با بازی های کامپیوتری جنگی و دومی با نقاشی می گذراند. آیا می توانید حدس بزنید کدام زودتر عصبانی می شود؟ یا کدام یک صبورتر است؟ البته که همیشه نمی توان این طور قضاوت کرد؛ ولی حداقل یک ایده اولیه کسب می کنیم تا با سوالات بیشتر ببینیم درست حدس زده ایم یا خیر.
۳. مصاحبه شفاهی
بعد از اینکه متقاضی فرم استخدام را پر کرد، برای مصاحبه شفاهی به اتاق شما می آید.
با بررسی فرم کتبی، سوالات را شروع کنید. درباره مطالبی که در فرم گتمی ابرایتان کاملا واضح نیست، سوالات بیشتری بپرسید. با دقت به رفتار شخس توجه کنید تا ببینید حاضرید سالها با چنین فردی کار کنید یا خیر
هیچ گاه سوالاتی فرضی درباره آینده نپرسید، چون هیچ کمکی به أنها نمی کند. متقاضی سعی می کند پاسخ هایی بدهد که مطابق میل مدیر باشد.. مثلا اگر بپرسید: «آیا همیشه به موقع سر کار خواهید آمد؟» پاسخی که می شنوید این است: «بله حتما».
پس چطور متوجه شویم متقاضی واقعا چه شخصیتی دارد. آیا بدقول است ایا خوش قول؟
فقط یک راه وجود دارد: شناخت الگوهای رفتاری برای شناخت
الگوهای رفتاری باید تمام سوالات را درباره گذشته شخص بپرسیم؛ مثلا برای فهمیدن اینکه آیا شخص به موقع سر کار می اید یا نه، می توانیم بپرسیم:
ایا در محل کار قبلی برای به موقع رسیدن به سر کار سخت گیری بی مورد نمی کردند؟» شخص اگر بگوید خیلی سخت گیر بودند و مدام تذکر می دادند، نشان می دهد خودش وقت شناس نیست.
مهم ترین سوال در مصاحبه شفاهی که کمک می کند شخصیت متقاضی را بشناسیم، دلیل ترک کارهای قبلی اش است. اگر دلیل ترک ۵ کار قبلی متقاضی این است که همکاران باعث ناراحتی اش می شدند، احتمالا خودش شخص زودرنجی است و مشکل از همکاران نبوده است.
الگوهای رفتاری شخص خیلی مهم است. اگر شخصی در دو سال ۸ بار محل کارش را تغییر داده، احتمالش خیلی کم است که سالها در شرکت شما کار کند.
۴. مصاحبه حضوری با برترینها
افرادی که در جلسه حضوری خوب به نظر می رسند را مشخص کنید. در همان جلسه به آنها بگویید که چند روز بعد با افراد برتر مصاحبه دیگری خواهیم داشت. اگر شما انتخاب شدید با شما تماس خواهیم گرفت تا برای مصاحبه دوم تشریف بیاورید.
سپس در روز دیگری با تمام افراد پذیرفته شده در مصاحبه اول، مجددا مصاحبه کنید. بهتر است همه آنها در یک زمان به دفتر شما بیایند تا همگی ببیند تنها متقاضی خودشان نیستند. وقتی متقاضی احساس می کند در شرایط رقابتی قرار گرفته، شاید رفتارش عوض شود.
در جلسه دوم که با هرکدام از آنها جداگانه برگزار می کنید، می توانید همان سوالات جلسه اول را تکرار کنید. اگر متقاضی دفعه قبل دروغ گفته باشد، شاید یادش نباشد که چه گفته و این بار به همان سوالات پاسخهای دیگری بدهد!پ
اگر در جلسه دوم باز احساس می کنید فرد مناسب را پیدا کرده اید، درباره جزئیات بیشتری مثل کارهایی که شخص باید در شرکت شما انجام بدهد، ساعات کاری، شرایط گرفتن مرخصی، میزان حقوق و… صحبت کنید. اگر در همه موارد به توافق رسیدید به او بگویید اگر قرار شد با شما همکاری کنیم، تا فردا تماس خواهیم گرفت. سپس از او بخواهید قبل از ترک محل کارتان، با همکاران آشنا شود.
۵. امتیازی که کارکنان به متقاضی می دهند
یکی از همکاران را مسئول کنید تا متقاضی را به تک تک کارکنان معرفی کند. البته قبلا به همکاران گفته اید که در همین برخورد کوتاه، متقاضی را ارزیابی کنند و نظرشان را به شما بگویند. اگر نظر همه همکاران درباره متقاضی استخدام مثبت بود، در استخدامش شک نکنید و در اولین فرصت، همکاری با او را آغاز کنید؛ در غیر این صورت شاید لازم باشد بررسی بیشتری انجام بدهید.
اگر فرایند استخدام شما مطابق این ۵ مرحله پیش برود، پس از مدتی کسب و کار شما شامل کارکنانی ارزشمند خواهد بود که با هم به خوبی همکاری می کنند و کارها را پیش می برند. یک توصیه شخصی هم دارم که در بخش بعد توضیح میدهم.
خودتان را در جلسه استخدام متمایز کنید
سال ها پیش فردی برای استخدام به ما مراجعه کرد. پس از چند روز با او تماس گرفتیم و خواستیم تا برای مصاحبه دوم به شرکت بیاید. آن شخص اصلا شرکت ما را به خاطر نمی آورد. پس از توضیحات زیاد یادش آمد که کدام شرکت هستیم.
این موضوع درس بسیار مهمی به من داد. یک نیروی کار با ارزش احتمالا در خانه بیکار نمی نشیند. اگر برای مصاحبه استخدام به شرکت ما مراجعه کرده، به احتمال زیاد در همان روز به چند جای دیگر هم مراجعه کرده است.
پس همان طور که ما دنبال یک کارمند خوب هستیم، او هم دنبال یک محل کار خوب است و سعی می کند بهترین گزینه را برای خودش انتخاب کند.
پس از آن، هر وقت مصاحبه استخدام داشتیم، سعی کردیم خودمان را متمایز کنیم. از تمام متقاضیان استخدام، پذیرایی خوبی کردیم. شرکتهای
دیگر احتمالا چنین کاری نمی کنند. به برخی از آنها که بهتر بودند کتاب با موارد دیگری را هدیه دادیم. پس از آن هر وقت تماس گرفتیم تا متقاضی برای مصاحبه دوم بیاید، کسی نگفت ما را به یاد نمی آورد.
استخدام آخرین گزینه است؟
درباره استخدام به اندازه کافی صحبت کردیم. با یک تذکر این موضوع را به پایان می رسانیم. وقتی برای پیش رفتن کاری می خواهیم فرایند استخدام را شروع کنیم، خوب است قبل از آن گزینه های زیر را هم بررسی کنیم و یادمان باشد، اگر موارد اول تا سوم باعث حل موضوع نشد، آن موقع سراغ استخدام برویم.
1. تقسیم کار بین کارمندان
اولین راهکار این است که ببینند آیا آن کار توسط کارمندان فعلی قابل انجام است؟ شاید برخی از کارکنان وقت و توانایی کافی دارند تا مسئولیت بیشتری قبول کنند. شما هم با دادن مزایای بیشتر، می توانید از آنها تشکر کنید.
۲. برون سپاری
برخی از کارها بهتر است برون سپاری شود؛ مثلا اگر حجم کارهای گرافیکی شما خیلی کم است نیازی به استخدام گرافیست ندارید. چنین مواردی را می توان برون سپاری کرد.
در شرکتهای پیشرفته می گویند: «كل کارهای شرکت را برون سپاری کنید. فقط کسانی باید در شرکت باشند که با خریداران سروکار دارند. البته لازم نیست از این توصیه پیروی کنیم؛ ولی حداقل می توانیم برخی از کارها را برون سپاری کنیم.
منظور از برون سپاری آن است که کار یا فعالیتی را به شرکت یا فردی خارج از مجموعه واگذار کنیم.
3. ارتقا درون سازمانی
شرکت های موفق دنیا، مدیر فروش از بیرون استخدام نمی کنند؛ بلکه یکی از فروشنده های خود را به عنوان مدیر فروش انتخاب می کنند. نام این کار ارتقا درون سازمانی است. سپس از بیرون یک نفر را به عنوان جایگزین آن فروشنده استخدام می کنند.
با این رویکرد کارکنان به تدریج ارتقا پیدا می کنند و افراد جدیدی را از بیرون مجموعه جایگزین می کنید.
۴. استخدام
اگر هیچ کدام از راهکارهای قبلی قابل استفاده نبود، فرد جدیدی را استخدام کنید تا مسئولیت کار را به عهده بگیرد.
پس با توجه به این توضیحات، استخدام آخرین گزینه است. البته در برخی موارد بهتر است به جای استفاده از سه مورد قبلی، فرد جدیدی را استخدام کنید؛ مثلا برای پشتیبانی خریداران، بهتر است شخصی استخدام شود تا کارش فقط همین باشد و کیفیت پشتیبانی بالاتر برود.
۵ نکته درباره استخدام
- قبل از استخدام وقت کافی اختصاص دهید و کارمند ایده آل را با تمام جزئیات لازم مشخص کنید.
- بیشترین اهمیت را به خصوصیات اخلاقی داوطلب بدهید. ۵ خصوصیت بنویسید که برایتان مهم است.
- مهارتها و تخصص های لازم را بنویسید. با دقت بررسی کنید که وجود کدام مهارت ها در کارمند ضروری است و کدام موارد را می توان با آموزش های کوتاه به او منتقل کرد.
- سوالات غافلگیرکننده بپرسید؛ مثلا بپرسید: مهمترین دلیلی که باید شما را استخدام کنیم چیست؟ بهترین روزتان در محل کار قبلی چه روزی بوده است.
- در صورت دریافت پاسخهای مبهم و کلی، از داوطلب بخواهید موضوع را دقیقا توضیح دهد؛ مثلا می گوید محیط کار قبلی مناسب نبود. بپرسید: دقیقا منظورتان چیست؟
منبع: کتاب “کسب و کار همین است”
نوشته: ژان بقوسیان
انتشارات: کلید آموزش
دیدگاهتان را بنویسید
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.