سیستم سازی کسب و کار چیست؟ مراحل سیستم سازی
سیستم سازی کسب و کار
برای اینکه بتوانی کسب وکارت را سیستم سازی کنی باید 8 مرحله را طی کنی تا سیستم کسب و کارت ساخته بشه.
چرا باید سیستم سازی کسب و کار را شروع کنیم؟
- حس مسولیئت پذیری اعضای تیم بیشتر میشود.
- زمان شما آزاد میشود و میتوانید به زندگی شخصی ویا کسب وکار جدید بپردازید.
- به جایی اینکه مشغول انجام کارها باشید، فقط فرایندهای انجام کارها را کنترل میکنید.
- فرصت آزمایش ایده های جدید رو پیدا میکنید.
- وابستگی فعالیت های کسب و کار شما به حضور افراد کمتر میشود.
- کم شدن نقش عوامل انسانی در کسب و کار شما و در نتیجه خطاهای انسانی هم کاهش پیدا میکند. و شفافیت عملکردها بیشتر میشود.
- کارمندان جدیدی که وارد کسب وکار شما میشوند به سرعت بیشتری رشد میکنند و کارها را یاد میگیرند.
نمونه های موفق سیستم سازی در جهان
شرکت مک دونالد
شرکت مکدونالد بیش از 35 هزار شعبه در سراسر جهان دارد. آیا اگر از علم سیستمسازی استفاده نمیکرد، میتوانست موفقیت های خود را تکرار و تکثیر کند؟
شرکت خودرو سازی تویوتا
شرکت تویوتا یکی از موفقترین شرکتها در زمینه سیستمسازی است. بطوری که امروزه در دانشگاههای معتبر جهان درباره نحوه فعالیتهای آن دورههای آموزشی برگزار میشود.
مرحله اول سیستم سازی کسب و کار : داشتن تفکر سیستمی می باشد.
در مرحله اول باید تفکر سیستمی داشته باشیم.
تفکر سیستمی نوع نگاه به جهان هستی یا پدیده های آن است با این روش تفکر شما دیگر صرفاً به اجزا و جزئیات یک سیستم نگاه نمی کنید.
بلکه شیوه تعامل بین اجزا و تاثیری که روی همدیگر و محیط میگذارند را مورد بررسی قرار می دهید
در این مرحله باید ذهنیت را به عنوان مدیر تغییر بدهیم و دیدگاه جدیدی را به عنوان سیستم ساز کسب کنیم
باورهای محدود کننده که باعث میشوند رشد کسب و کارت محدود بشه رو با ید بررسی کنیم
و در نهایت تصمیمات کلیدی کسب و کار را هم مشخص کنیم
برای اینکه ذهنیت را به یک ذهنیت سیستم ساز تبدیل کنیم باید کارهای زیر را انجام بدیم
مشخص کردن ساعت کاری:
این تفکر را کنار بگذارید که اگر از صبح زود تا نیمه شب در کسب و کارم باشم می توانم همه کارهای کسب و کارم را به اتمام برساند برای اینکه ساعت کاری تان را مشخص کنید نیازی نیست که همه روزهایتان مثل هم باشد به خود به خودتان قول بدهی که بیشتر از زمانی که برای کار کردن مشخص کردید در محل کار نمانید.
۱۰ مورد از باورهای محدود کننده که باعث می شود کسب و کارت رشد نکند روی کاغذ بنویس و بررسی کنید که کدام یک از این باورها را باید اصلاح کنیم باور های محدود کننده مانند:
- نوسان قیمت دلار
- مردم دیگه پول ندارن
- کارمند خوب پیدا نمیشه
- با این اوضاع نمیشه موفق شد
- آدم مسئولیت پذیر نداریم.
مرحله دوم سیستم سازی کسب و کار : سازمان دهی فردی.
اسم تمام کارمندانت را بنویس و آنها را به سه دستهی سوپر استار، معمولی و سمی تقسیم بندی کن.
فهرستی از تمام فعالیت های کسب و کارت تهیه کن.
فعالیت هایی که مسئول مشخصی ندارن را پیدا کن و برای اونها یک مسئول مشخص کن
نقش اصلی هر کارمند را مشخص کن.
کسب و کارتان را به 7 بخش تقسیم بندی کنید.
ایجاد تفکر سیستمی باید فعالیت ها و کارهای خودت را نظم بدهید تا بتوانید در مرحله بعد کسب و کار را منظم کنید و بهش ساختار بدی.
مهمترین موضوع در این مرحله اینکه کارهایت را طبقه بندی کنیم و تصمیم بگیری که کدام را نگه داری و کدام را واگذار کنیم برای اینکه فعالیتهای مربوط به خودت را سازماندهی کنید قدم های زیر را دنبال کنید.
۱. فهرستی از تمام فعالیت های روزانه تهیه کنید باید همه کارهایی که توسط خودتان انجام می شود را بنویسید برای انجام این کار باید حداقل یک هفته زمان میزاری و لیستی از همه فعالیتهای روزانه در کسب و کار را به همراه زمان انجام هر فعالیت جمع آوری کن
۲. فهرستی که در مرحله قبل نوشتی را بر اساس این سه گروه دسته بندی کن!
- دسته اول کارهایی که فقط توسط خود شما قابل انجام است
- دسته دوم کارهایی که میشود به دیگران واگذار کرد
- دسته سوم کارهایی که میشود حذف کرد و دیگر انجام نداد
۳. ۸۰ درصد از کارهای خودتان را انتخاب کن که در اولین فرصت واگذار شان کنید
۴. شناسایی فعالیت های کوتاه مدت و واگذاری آنها به همکاران.
شما نباید کارهایی که هر روز تکرار میشوند را انجام دهید باید فعالیت هایی انجام می دهید که اثر مستقیم روی توسعه کسب و کارتان دارد و کارهای روتین که شخص دیگری به غیر از تو نیز می تواند انجام دهد
کارهای باید خودتان انجام دهید:
- خلاقیت
- بررسی رقبا
- ارزیابی کسب و کار
- مطالعه
۵. انتخاب فرد مناسب تهیه دستورالعمل انجام کار را تهیه کنید از این فرد بخواهید که دستورالعمل را بخواند و برایتان توضیح دهد تهیه معیار کنترل میاره هایی برای کارتون تعیین کنید
۶. تمام سوالات همکارانتان را یادداشت کنید و تصمیم های مربوط به این پرسش ها را واگذار کنید معیارهای گرفتن تصمیم درست را مشخص کن و تصمیم گیری درباره این سوالات را به شخص دیگری واگذار کند.
۷. از زمانت محافظت کن! شرایط را طوری فراهم کن که در ۹۰ دقیقه بدون وقفه بتوانی روی یک فعالیت داشته باشیم.
مرحله سوم سیستم سازی کسب و کار : سازمان دهی کسب و کار.
سازماندهی کسب و کار با طبقه بندی و نظم دادن به کارها آغاز میشود شما باید کسب و کارت را به بخشهای کوچکتری تقسیم کنید و فعالیت های هر کدام از این بخش ها را مورد بررسی و تحلیل قرار بدهید
با تقسیم درست فعالیت های بخش بین کارمندان می توان بازدهی کسب و کار را افزایش بدهیم برای اینکه فعالیت های مربوط به کسب و کار را سازماندهی کنیم اقدامات زیر را انجام بده
اسم تمام کارمندان تو بنویس و آنها را به سه دسته سوپر استار معمولی سمی تقسیم بندی کن.
- کارمندان سوپراستار: کارمندانی که اگر نباشند کسب و کار شما با مشکل جدی مواجه می شود
- کارمندان معمولی: کارمندانی که با ترک آن ها شما با مشکلات کمی مواجه میشوید
- کارمندان سمی: کارمندانی که اگر درخواست استعفا بدهند با خوشحالی قبول میکنید.
فهرستی از تمام فعالیتهای کسب و کار تهیه کن سپس بررسی کنید:
- بررسی کنید که آیا فعالیت ای وجود دارد که به فرد مشخصی واگذار نشده؟
- چه کارهایی وجود دارد که می تواند به اشخاص دیگری هم واگذار شود؟
- آیا فعالیت های کلیدی کسب و کارتان توسط کارمندان سوپر استار در حال انجام است؟
- کدام کارها با کیفیت بالا انجام نمی شود چرا انجام می شود؟
- آیا کارمندانتان تخصص کافی را ندارند؟ یا شما به او آموزش کافی ندارید؟
- آیا این کار میتواند توسط شخص دیگری انجام شود؟
باید بتوانید با استفاده از این سوالات قدرتمند فعالیتهای کسب و کارت رو تحلیل کنی.
فعالیت هایی که مسئول مشخصی ندارند را پیدا کن و برای آنها یک مسئول مشخص کن این مسئول می تواند با ارتقای یکی از کارمندان فعلی باشد یا میتوانید آن فعالیت را برونسپاری کنید و یا به فکر استخدام نیروی جدید باشید.
۴. نقش اصلی هر کارمند رو مشخص کن برای انجام این کار با کارمند های تان جلسه بگذارید چند تا تیکه کاغذ به آنها بدهیم تا تمام فعالیت هایی که انجام می دهند را بنویسند و مرحله به مرحله یکی از این کاغذ ها را حذف کنیم تا یک کاغذ باقی بماند نقش اصلی هر کارمند روی کاغذی که در نهایت باقی می ماند مشخص است
۵۰ کسب و کارتان را به ۷ بخش تقسیم بندی کنید اینه بخش همان ۷ سیستم کسب و کار است که در بالاتر توضیح داده شد بعد از تقسیم بندی مطمئن شو که مسئول هر کدام از این هفته بخش یکی از کارمندان س*** استار شما هستند اگر شما به عنوان صاحب کسب و کار مدیریت کسب و کارتان را هم به عهده دارید بسته به اندازه کسب و کارتان ممکن است مسئول بعضی از این بخش ها خودتان باشید
مثلاً بخشهایی مانند رهبری منابع انسانی
دوباره تاکید می کنم که ممکن است کسب و کارتون رو به خاطر این که کوچک باشد یک کارمند ممکن مسئول دو یا چند بخش از این بخش های کسب و کار باشه فقط مطمئن شوید که مسئولیت صددرصدی آن قسمت توسط کارمند شما برداشته شده است.
گام چهارم سیستم سازی کسب و کار : ساخت و بهبود تیم کاری عالی است.
در سازماندهی کسب و کار احتمالاً متوجه شدهاید که حضور بعضی از کارمندان در کسب و کار نه تنها سودی ندارد بلکه آسیب می رساند آنها باید از کسب و کار شما به سرعت جدا بشن و جایگزین آنها کارمند سوپر استار قرار بگیرد.
پس مهارت استخدام و اخراج یکی از ضروری ترین موارد برای یک سیستم ساز به حساب می آید.
همینطور باید یاد بگیرید تا چطور با افزایش انگیزه کار کارکنان راندمان را هم بالا ببریم برای اینکه بتوانیم یک تیم حرفهای جمع کنی قدم های زیر را دنبال کنید.
- ابتدا افراد نامناسب را از تیم تان خارج کنید.
برای اینکه فرایند اخراج را درست انجام دهید باید زمان اخراج را مشخص کنید احتمالات امنیتی لازم مانند محدود کردن دسترسی ها یا تغییر رمز عبور را انجام دهید و در روز مشخص شده که بهتر است آخر وقت اداری یا آخر ماه باشد جلسه خروج کارمند را برگزار کنیم - کارمند هایی را که می خواهید استخدام کنید مشخص کنید.
تعیین کنید نقش اصلی هر کارمند دقیقا چیست شرح وظیفه اصلی کارمند مورد نظرتان چیست بهتر است برای این نقش چه مهارت ها و تخصص هایی داشته باشه. - سایت ها و رسانه های مناسب استخدام منابع انسانی را شناسایی کن. سپس متن آگهی استخدام را بنویس و آن را منتشر کن.
پس اقدامات زیر را انجام بدهید:
- ابتدا افراد نامناسب را از تیمتان خارج کنید.
- کارمندهایی را که میخواهید استخدام کنید مشخص کنید.
- سایت و رسانه مناسب استخدام منبع انسانی را شناسایی کنید.
- برای بالا بردن انگیزه کارمندان، چالش تعریف کنید که توسط یک معیار عدد قابل سنجش باشد.
- به طور منظم با مدیران و یا کارمندان جلسات هفتگی برگزار کنید.
گام پنجم سیستم سازی کسب و کار : ساخت اسناد کسب و کار.
شاید شما هم علاقه به ساختن اسناد کسب و کارتان داشته باشیم و شاید هیچوقت از این اسناد استفاده نکنید اما اختصاص وقت کافی برای ساختن این اسناد شما رو مجبور میکنه که درباره مواردی کلیدی کسب و کار به اندازه کافی فکر کنید همین موضوع باعث کسب دیدگاهی ارزشمند و سیستمی درباره کسب و کار میشود
1. سند ماموریت
- کار شما دقیقا چیست
- حوزه بزرگتری که کار شما بخشی از آن است چیست
برای مثال اگر شما فروشگاه محصولات پروتئینی دارید حوزه بزرگتر کسب و کار شما صنایع غذایی است مشخص کنید که مخاطبان کسب و کار شما دقیقاً چه کسانی هستند
2. سند چشم انداز
- باید مشخص کنیم که کسب و کار در نهایت می خواهد به کجا برسد؟
فرض کنید بودجه و امکانات نامحدود ای دارد در نهایت سبب کند چه جایگاهی دارد در چند جمله آینده رویای کسب و کار را مشخص کن.
3. روش عملیاتی استاندارد یا sop
سوالات شامل دستورالعمل های گام به گام برای راهنمایی کارمندان در مورد چگونگی انجام یک فرایند روتین در کسب و کار است. بدون وجود این سند ممکن است هر شخص کار را به روش خودش انجام بدیم دیگه این سند فرایندها را برای رسیدن به نتایج مورد انتظار تنظیم می کند.
sop باید شامل موارد زیر باشد:
عنوان: هر سند بسته به آن چیزی که ترسیم می کند باید عنوان مشخصی داشته باشد.
مقدمه: که ماموریت کسب و کار را شامل می شود.
هدف: در این بخش باید اهدافی که آن فرآیند دنبال میکند مشخص شود.
مخاطب: باید مشخص باشد که این سند برای چه افرادی در نظر گرفته شده است.
واژه نامه: کلمات تخصصی استفاده شده در این سند را معرفی می کند.
فرایند گام به گام مراحل انجام کار تجهیزات مورد نیاز به طور کلی هر آن چیزی که برای طی کردن فرایند تو رسیدن به نتیجه مطلوب نیاز است را مشخص میکند.
چک لیست پیگیری و بررسی مجدد فرایندها توسط چک لیست به راحتی انجام میشود.
4. سند استراتژی
باید مشخص کنید که کسب و کارت در سال پیش رو از چه استراتژی استفاده می کند
- آیا میخوای سهم بازار را افزایش دهید ؟
- قصد داریم محصولات رو توسعه بدی
- قصد داری به بازارهای جدید ورود کنیم
باید برنامه مشخصی برای انجام همه کارها داشته باشیم.
5. سند رقابت
- مزیت رقابتی کسب و کارتان دقیقا چیست
- خریداران چرا باید بین همه رقبا شما را انتخاب کنند
- اگر نمی توانید در محصول تفاوت ایجاد کنید چه موارد دیگری می تواند جز مزایای رقابتی تو باشد
6. سند ارزش
- چه ارزش های مهمی در کسب و کار خودتان دارید
- در کسب و کار شما چه کارهایی همیشه ممنوع است
- چه کارهایی مورد تشویق قرار می گیرد.
قدم ششم سیستم سازی کسب و کار : ثبت فرایندهای کسب و کار.
ثبت فرایند کسب و کار باعث می شود تمام کارها درست و طبق اصول انجام بشود.
اگر فرآیندها را ثبت نکنید کارمندانتان باید هربار سوالات زیادی بپرسند تا کاری را دقیق و درست انجام بدهند.
درست است که ثبت فرآیندها کار پر زحمت و وقت گیری است اما ارزش دارد.
در این مرحله باید مراحل انجام تمام فعالیت ها و تصمیم های کسب و کار را به صورت گام به گام مشخص کنید.
برای مثال:
- سیستم سازی برند می تواند شامل فرآیند طراحی هویت بصری برند یا فرایند حفظ یکپارچگی برند در تبلیغات می باشد.
- سیستم سازی بازاریابی می تواند شامل فرآیند تبلیغات، فرایند بازاریابی تلفنی و فرآیند تولید محتوا است.
- سیستم سازی فروش می تواند شامل فرآیند ارسال نمونه محصولات فرایند عقد قرارداد و فرایند مشاور تلفنی است.
- سیستم سازی مالی می تواند شامل فرآیند ارائه گزارش سود و زیان و فرآیند وصول مطالبات باشد.
- سیستم سازی منابع انسانی میتواند شامل فرآیند استخدام فرایند خروج و یا فرآیند نگهداشت نیروها باشد.
- سیستم سازی مدیریت محصول شامل فرآیند تولید محصول فرایند کنترل کیفیت محصول و فرایند کارهای مرتبط با محصول است.
- سیستم سازی رهبری شامل فرآیند جلسات هفتگی آینده ، فرایند افزایش انگیزه کارکنان و فرایند جلسات بازخورد است.
تمام مراحل فرایند ها را قدم به قدم بنویسید.
قوانین خاص مربوط به آن فرآیند را بنویسید.
نکات مربوط به هر فرایند را در انتهای فرایند یادداشت کنید .
گام هفتم سیستم سازی کسب و کار : تعیین شاخص های کلیدی عملکردی.
وقتی کسب و کار رشد می کند به جایی میرسد که نمی توانید با نظارت مستقیم اوضاع را تحلیل کنید.
حتی ممکن است مدیران بخشهای مختلف کسب و کارت خیلی از اوقات به صورت احساسی تصمیم بگیرند.
تنها راه اصولی ارزیابی کسب و کار، تحلیل سیستمی و جایگزین کردن شاخص های کمی با کیفی است.
برای همه بخش های کسب و کار که فکر می کنید نیاز به کنترل دارد شاخص های کلیدی عملکرد یا همان KPI را تعریف کنید.
اگر نمی دونید kpi چیست، مقاله kpi چیست را مطالعه کنید.
همچنین در مورد شاخص های KPI در آموزش تحلیل کسب و کار به صورت مفصل توضیح داده ایم.
بعد از تعیین KPI ها باید کسب و کارت را در دوره های منظم هفتگی، ماهیانه، فصلی و سالیانه بررسی و تحلیل کنید. با این کار می توانید خیلی دقیق نقاط ضعف و نقاط قوت کسب و کار را شناسایی کنید.
مرحله هشتم سیستم سازی کسب و کار : بهینه سازی فرایندها.
اگر در کسب و کارتان مشکلی وجود دارد برای مثال اگر رضایت مشتریان پایین آمده است دلیل ریشه این هست که فرایندهای مربوط به رضایت مندی مشتری به خوبی بهینه نشده است.
اگر می خواهید فرایندهای کسب و کار خود را بهینه کنید باید این قدم ها را بردارید:
- فرایند های کلیدی کسب و کارتان را با معیار هایی مثل کاهش تعداد مراحل، کاهش تعداد افراد، کاهش زمان مناسب، کاهش هزینه های انجام و مواردی از این قبیل بهینه کنید.
- فهرستی از خطاهای رایج در کسب و کار را تهیه کن. آیا علت بروز این اشکالات دقت کم و سهل انگاری کارمندان است؟
سپس سعی کن فرایند را طوری بهینه کنید که خطا ها از دقت انسانی مستقر باشند. و یا حداقل دقت کمتری لازم باشد.
این نکته را توجه کن که باید برای خطا هایی که از طرف مشتریان اعلام می شود، اولویت خیلی بیشتری قائل باشی! - فرایند هایی که امکان خودکارسازی آن وجود دارد را پیدا کنید و به دنبال راه حلی باشید می توانید آن فرآیند را اتوماتیک و یا نیمه اتوماتیک کنید.
جایگاه مدیر در کسب و کار
بعد از اینکه سیستم کسب و کار ساخته شده وظیفه شما به عنوان مدیر چه چیزی است؟ کار اصلی شما به عنوان مدیر کسب و کار “باک”است. باک مخفف سه کلمه است. برنامه ریزی، اجرا و کنترل
برنامه ریزی: برنامه ریزی می کنید که چطور؟ چه چیزی را؟ با چه کسی؟ برنامه ریزی کنید.
اجرا: مشخص کنید که چه کسی؟ چطور؟ این کار را انجام میدهد.
کنترل: مشخص کنید که چطور؟ چه چیزی را؟ با چه معیار و شاخصی؟ توسط چه کسی؟ کنترل می کنید.
مطالب زیر را حتما مطالعه کنید
2 دیدگاه
به گفتگوی ما بپیوندید و دیدگاه خود را با ما در میان بگذارید.
دیدگاهتان را بنویسید لغو پاسخ
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.
موانع سیستم سازی در کسب و کار چه چیزهایی هستند؟
سلام
در سیستم سازی کسب و کار چندین عامل وجود دارد که مهم ترین آنها را توضیح میدهم. یک جدول درست کنید و لیستی از مواردی که ممکن است در کار شما اختلال ایجاد کند را یادداشت کنید. در ستون دیگری از این جدول روش راه حل را یادداشت نمایید. موانع سیتسم سازی عبارتند از:
1. آماده نبودن گام قبلی: فرض کنید میخواهید یک محصول را برای مشتری ارسال کنید. آن را بستهبندی کرده اید و منتظر پیک هستید. یا برعکس، پیک آمده است اما شما هنوز بسته را آماده نکردهاید.
2. خراب شدن تجهیزات: حتما برای تجیزات خیلی حساس، بک آپ داشته باشید. مثلا شما یک تامین کننده محصول دارید. اگر یک روزی تصمیم بگیرد که با شما کار نکند، چه میشود؟ پس حتما برای افراد، دستگاه ها و اطلاعات مهم شرکت، بک آپ و جایگزین در نظر بگیرید.
3. نبود منابع لازم.
موفق باشید.