خلاصه کتاب 30 روز تا بهره وری : حذف عادت های بد برای بهبود مدیریت زمان
مشکل اکثر برنامه های بهره وری یک ماهه کاربردی نبودن آنها است. حجم انبوهی از اطلاعات در قسمتهای مختلف به خواننده ارائه میشود اما برنامه عملی برای استفاده کاربردی وجود ندارد.
به همین دلیل تصمیم گرفتم کتاب ۳۰ روز تا بهره وری را بنویسم. این کتاب به منظور پر کردن خلاهایء موجود میان حجم انبوه کتابهای ۳۰۰ صفحه ای بهره وری که خواننده را از مطالعه و استفاده باز میدارد و مطالبی با اطلاعات مختصر برای کمک به علاقمندان بیان گردیده است.
30 روز تا بهره وری
۳۰ روز تا بهره وری کتاب نقشه راه برای کارایی بیشتر را به شما میدهد. برنامه ۳۰ روز برنامه ای واقعی و قابل اجرا برای همه است. نه کتابی که آن را بخوانید و در قفسه یا کتابخانه بگذارید.
باید روزی یک فصل از کتاب را با دقت بخوانید و به کار بگیرید با رعایت و تکرار توصیه های کاربردی ۳۰ روز تا بهره وری، عادات منفی شما تبدیل به عادتهای خوب میگردند.
کتاب ۳۰ روز تا بهره وری
نحوه استفاده صحیح از کتاب این امکان را به شما میدهد تا بهترین نتیجه ممکن را به دست آورید.
همانطور که عنوان کتاب نشان میدهد مطالب در ۳۰ فصل طبقه بندی شده است. فصلها کوتاه بوده و هر کدام دارای سه بخش میباشند قسمت اول هر فصل شامل طرح مشکل و علایم شناسایی آن مشکل است. قسمت دوم هر فصل توضیح میدهد که این مشکل چگونه روی کارایی و بهره وری ما تأثیر منفی میگذارد و قسمت سوم شامل راه کارهای گام به گام عملی است که به شما کمک خواهد کنند تا بر این مشکل غلبه کنید.
همانطور که قبلاً گفتم کتاب ۳۰ روز تا بهره وری به نحوی نوشته شده است که قابلیت اجراء داشته باشد. این كتاب صرفاً مطالب تئوری نیست بلکه برای انجام روشهای گفته شده کاربردی دارد.
سوال اصلی در اینجا این است که آیا مهم است که این کتاب در ۳۰ روز بخوانیم؟ جواب خیر است. شما ناخدای کشتی زندگی خود میباشید شما باید تصمیم بگیرید که بهترین و موثرترین روش برای یادگیری و استفاده مفید از مطالب برای شما چگونه است شاید شما از جمله افراد باهوش باشید که میتوانند نگاه اجمالی به کتاب را به سرعت انجام دهند و نکات کلیدی و اقدامات لازم را یاد بگیرند و انجام دهند اگر شما جزء این دسته از افراد هستید این کتاب را میتوانید ظرف چند ساعت مطالعه کنید.
افزایش بهره وری: حذف عادت های بد برای بهبود مدیریت زمان
اگر شما جزء نوابغ نیستید بهتر است که برنامه چهار مرحلهای زیر و مورد توصیه من را دنبال کنید:
مرحله اول: فهرست مطالب را بخوانید تا با عناوین و موضوعات ارائه شده در این ۳۰ روز قرار است بررسی شود را درک کنید و آشنا شوید.
مرحله دوم کتاب را به سرعت بخوانید و نگران فراموش کردن و کاربرد نکات آن نباشید در عوض سعی کنید روی درک تصویر کلی موضوع کتاب در ذهن خود تمرکز کنید که به شما کمک میکند تا مطالب را در مرحله
سوم یاد بگیرید.
مرحله سوم برنامه ای ۳۰ روزه برای خواندن مجدد کتاب مشخص کنید و هر روز یک فصل از کتاب را بخوانید. سعی کنید سرعت پیشرفت خود را افزایش دهید و فوراً مطالبی که در هر فصل مطالعه میکنید را پیاده سازی و اجرا کنید در روز بیشتر از یک فصل نخوانید.
مرحله چهارم هر ۶۰ روز یک بار کتاب را مجدداً مرور کنید تا روند پیشرفت خود را اندازه گیری کنید. در این مرحله نیاز نیست کتاب را دوباره بخوانید فقط فهرست مطالب را بخوانید. از خود بپرسید به چه میزان در این ۳۰ برنامه پیشرفت داشته اید این ارزیابی دو ماهه به شما این فرصت را میدهد که راه کارهایی برای بهبود روند پیشرفت خود بیابید این کار همچنین نشان میدهد که پیشرفتهای شما در چه بخشهایی چشمگیر بوده است. برای دستاوردهای چشمگیر خود جشن بگیرید
برنامه چهار مرحله ای بالا صرفاً پیشنهاد است. شما بهتر از هر کسی خودتان را میشناسید. برنامه را میتوانید به منظور یاد گرفتن بهتر خود تغییر دهید. برای مثال شما ممکن است ترجیح دهید یک هفته را به جای یک روز برای ایجاد آن عادت صرف کنید رویکردی را اجرا کنید که احساس میکنید برای شما مفیدتر است. شما تصمیم گیرنده نهایی میباشید
مهمترین نکته برای یادآوری این است که توسعه عادت بهره وری زمانبر است. شبیه دوی ماراتون است نه دوی سرعت به اتمام رساندن کتاب ۳۰ روز تا بهره وری هدف اصلی نیست هدف اصلی به کار گرفتن آن برای توسعه عادتها برای تمام عمر به منظور ایجاد و لذت بردن از نتایج بهتر سبک زندگی جدید است.
پس بیایید سفر ۳۰ روزه مان را با هم شروع کنیم.
فهرست کتاب ۳۰ روز تا بهره وری
- روز اول ایمیلهای خود را بیشتر از دوبار در روز چک نکنید
- روز دوم کمال گرایی را متوقف کنید
- روز سوم: از ایجاد لیست کارهای روزانه غیرواقعی خودداری کنید
- روز :چهارم از دادن زمان زیاد به خود برای اتمام کارها دست بردارید
- روز پنجم خود را به خاطر اشتباه و شکستهای گذشته سرزنش نکنید
- روز ششم بله گفتن به دیگران را متوقف کنید
- روز هفتم بیش از اندازه کار نکنید
- روز هشتم از کنترل همه چیز دست بردارید
- روز نهم: غذاهای ناسالم نخورید
- روز دهم عقب انداختن کارها را متوقف کنید
- روز یازدهم: تعویق انجام کارهای سخت را متوقف کنید
- روز دوازدهم دیدن شبکههای اجتماعی در طول روز را متوقف کنید
- روز سیزدهم از زنگ تفریح چشم پوشی نکنید
- روز چهاردهم تماشای برنامه های تلویزیونی را متوقف کنید
- روز پانزدهم ایجاد سیستم مدیریت کارهای تکراری را پشت گوش نیاندازید
- روز شانزدهم انجام چند کار با هم را متوقف کنید
- روز هفدهم نپذیرفتن مسئولیت انتخابهای خود را کنار بگذارید
- روز هجدهم گفتن عبارت آماده نیستم را متوقف کنید
- روز نوزدهم از سازماندهی روز خود چشم پوشی نکنید
- روز بیستم: ابراز تأسف برای خود را متوقف کنید
- روز بیست و یکم برخلاف ریتم بدن خود را فعالیت نکنید
- روز بیست و دوم ورزش نکردن را کنار بگذارید
- روز بیست و سوم نگران قضاوت دیگران در مورد خود نباشید
- روز بیست و چهارم از توجه به اتفاقات روزمره دست بردارید
- روز بیست و پنجم از تمرکز روی کارهای معمولی دست بردارید
- روز بیست و ششم گیر افتادن در اتفاقات ناگوار را متوقف کنید
- روز بیست و هفتم کار بدون هدف كاملاً مشخص را متوقف کنید
- روز بیست و هشت اجازه ندهید تلفن شما زندگیتان را کنترل کند
- روز بیست و نهم از کار تا زمانی که توان دارید دست بردارید
- روز سیام: اجازه ندهید استرس وارد زندگی شما شود
حتما بخوانید: هوش کلامی چیست + بهترین روش برای تقویت هوش کلام
روز اول
ایمیلهای خود را بیشتر از دوبار در روز چک نکنید
برطبق تحقیقات اخیر که توسط کمپانی آمار استاتیستا انجام شده است ۳۳.۹ از افراد در آمریکا در طول روز چندین بار ایمیل خود را چک میکنند حدود ۴ از آنها ۱۰ بار و یا بیشتر در روز و حدود ۴.۸٪ از آنها ۷ تا بار در روز ایمیل چک میکنند عده بیشتری از افراد (۱۶.۶ (۴) تا ۶ بار در طول روز ایمیل خود را چک میکنند. سایر افراد (۳۹۹) ۱ تا ۳ بار در طول روز و درصد کمی (۱.۶٪) هرگز ایمیل خود را چک نمیکنند.
چک کردن ایمیل وسوسه انگیز است و این کاملاً قابل درک است. بسیاری از ما لازم است برای آگاهی و اطلاع از پروژه های کاری مرتباً ایمیل خود را چک کنیم.
ایمیل اغواکننده .است با استفاده از ایمیل ما میتوانیم مسائل را بدون روبه رو شدن با مردم حل کنیم. همچنین این فرصت را فراهم میکند تا تصاویر و پیغامهای خود را مدیریت کنیم چک کردن ایمیل باعث رفع خستگی
هم میشود.
جای تعجب نیست بررسی ایمیل برای بسیاری از ما تبدیل به عادت شده است و روزانه چندین بار ایمیل خود را چک میکنیم
مشکل اینجاست که این نوع عادت در بررسی ،ایمیل باعث کاهش بهره وری چگونه این عادت بد به بهره وری آسیب میرساند است.
چک کردن ایمیل به صورت مکرر از سه جهت باعث کاهش بهره وری شما میشود:
اول در روند کاری شما وقفه ایجاد میکند و هر وقفه به مغز فرمان میدهد تا از انجام یک کار به سراغ انجام کار دیگر برود.
انتقال از یک کار به کار دیگر برای مثال جابه جایی از انجام آنالیز در صفحه گسترده به چک کردن ایمیل سرعت کار شما را کاهش میدهد.
روانشناسان و دانشمندان بر این عقیده هستند که مغز انسان ۲۵ دقیقه زمان لازم دارد تا دوباره به لحظه قبل از حواس پرتی برگردد.
دوم، ایمیلها در ذهن ما تأثیر میگذارد و باقی میماند. آیا تا به حال ایمیلی دریافت کرده اید که باعث ناراحتی شما شده است؟ حتی بعد از بستن ایمیل تأثیر آن ایمیل در ذهن همچنان باقی میماند و بر اثر آن، تمرکز برای انجام کارهای دیگر را از بین میبرد حالا تصور کنید وقتی در روز بارها ایمیل خود را چک میکنید این عمل توانایی شما در انجام سایر کارها را کاهش میدهد
سومین دلیلی که بررسی مداوم ایمیل در کاهش بهره وری دارد خیلی سریع و آسان درگیر میشوید. تا به حال چند بار ایمیل خود را برای دریافت پیغام جدید چک ،کردید کاری که شاید چند لحظه بیشتر زمان نخواهد برد اما باعث شده زمان زیادی صرف پاسخ به افراد کرده باشید؟
تا اینجا مشکل تعریف شد و همچنین مشخص شد که چک کردن مداوم ایمیل در طول روز تأثیر منفی در بهره وری و کارایی شما دارد.
مراحل عملی
1. ساعت معینی در طول روز را برای چک کردن ایمیل مشخص کنید دو مرتبه در طول روز برای انجام این کار کافی است. ساعات مختلف روز در صبح بعد از ظهر عصر و شب را امتحان کنید مناسب ترین زمان را برای بررسی ایمیل در کنار انجام سایر کارها انتخاب کنید.
2. نرم افزار ایمیل خود را هنگام کار کردن خاموش کنید و اگر از سرویسهایی نظیر جیمیل و یاهو استفاده میکنید پنجره مربوط به ایمیل خود را در مرورگر باز نگذارید.
زنگهای هشدار را در موبایل خود غیر فعال کنید. حتی اگر نرم افزار ایمیل خاموش کنید و سرویس ایمیل را خارج از دسترس کنید پیام هشدار صوتی دریافت ایمیل جدید باعث وسوسه شما برای چک کردن آن خواهد شد برای خیلی از افراد این نوتیفیکیشنها اجتناب ناپذیر است پیام صوتی ایمیل را برای جلوگیری از وسوسه بررسی آن خاموش کنید.
از ارسال ایمیلهای غیر ضروری خودداری کنید هر چه بیشتر ایمیل ارسال کنید ایمیل بیشتری نیز دریافت خواهید کرد. وقتی از طریق ایمیل همیشه در دسترس و آماده پاسخگویی هستید دیگران را تشویق میکنید حتی برای کارهای غیر ضروری به شما ایمیل ارسال کنند
5. به دیگران اعلام کنید که در طول روز فقط ۲ مرتبه ایمیل خود را چک میکنید و ساعات آن را نیز اطلاع دهید. با انجام این کار برای دیگران کاملاً مشخص خواهد شد چه زمانی از شما پاسخ دریافت خواهند کرد.
6. چه دلایلی باعث اشتیاق شما برای چک کردن ایمیل میشود؟، آن دلایل را پیدا کنید.
آیا شما هنگامی که خسته میشوید ایمیل خود را چک میکنید؟ آیا نگران از دست دادن مشتری احتمالی خود هستید؟ آیا از چک کردن ایمیل به عنوان راهی برای به تعویق انداختن کارها استفاده میکنید؟ از این موانع آگاهی پیدا کنید تا بتوانید عکس العمل مناسبی در برابر آنها داشته باشید.
7. بعضی وقتها برای حذف یک عادت بد لازم است که انجام و یا راههای دسترسی به آن را برای خود خیلی دشوار کنید. راههای دسترسی به مواردی که در بالا اشاره شد را سخت کنید. به طور مثال اگر از جیمیل استفاده میکنید آیکون جیمیل را از مرورگر حذف کنید همچنین میتوانید از اپلیکیشنهایی مثل اپلیکیشن Stayfocused برای مسدود کردن دسترسی به ایمیل استفاده کنید ایجاد و گسترش عادتهای خوب خیلی بهتر از استفاده از اپلیکیشنها به این منظور است. هر چند به تلاش بیشتری نیاز هست اما باعث افزایش انضباط شخصی خواهد شد.
رفتار و عادات دیگری را با عادت چک کردن ایمیل جایگزین کنید برای مثال اگر بررسی ایمیل باعث به تعویق انداختن وظایف و کارهای خود میشوید خود را متعهد کنید تا این عادت را حذف کرده و فوراً کاری که
در دست دارید را انجام دهید.
حتما بخوانید: خلاصه کتاب اثر مرکب نوشته دارن هاردی
روز دوم
کمال گرایی را متوقف کنید
کمال گرایی سبب نابودی ارتباطات میشود مانع انجام کارها و یکی از دلایل اصلی برای خستگی و عدم رضایت است. همچنین سبب میشود که بازدهی شما را به روشهای زیر تحت تأثیر قرار میدهد.
تمایل به کامل بودن میتواند به دلایل مختلف باشد. بعضی از ما انتظارات دیگران از خود را بالا برده ایم و در نتیجه این اضطراب همیشه تا بزرگسالی همراه ما هست در ذهن ما اینگونه شکل گرفته است که کامل نبودن یعنی شکست بعضی افراد آنقدر استانداردهای کار خود را بالا میبرند که کار با آنها یا دیدن آنها چندان خوشایند نیست و استرس زا است. آنها میخواهند همه چیز را کامل انجام دهند و دلیلشان هم این است که یاد گرفته اند که همه چیز باید کامل باشد بعضی از ما نیز کامل بودن را در حقیقت جبرانی برای کمبودها در دیگر بخشهای زندگی میدانیم
اما بدترین قسمت این است که ما کمالگرایی را در جامعه تحسین می.کنیم کارمندان را تحت فشار میگذاریم که پروژهها و کارها را بدون خطا و کامل به اتمام برسانند پیمانکاران نیز به دنبال این هستند که کارشان را با
توجه به زمان کمی که معمولاً هم در پروژه ها کمتر در نظر گرفته میشود کامل و بی نقص تحویل دهند.
کمال گرایی به عنوان یک وسیله و ابزار خوب است اما متاسفانه بعضی افراد کمال گرایی را به عنوان هدف در نظر می گیرند.
کامل بودن ضروری نیست.
به سالهای سپری شده در مدرسه فکر کنید. سعی کنید پروژههایی را به یادآورید که ساعتها روی آنها کار کردید و بابت آنها نمرات کامل گرفتید چگونه این نمرههای بیست و هزاران آفرین زندگی شما را تحت تأثیر قرار داد؟ آیا واقعاً اثری داشت؟ اگر شما نیز مانند بسیاری از مردم باشید احتمالاً جواب شما این است که خیر، صفر درصد هم اثر نداشت.
به شغل خود فکر کنید سعی کنید گزارشی را به یاد آورید که ساعتها روی آن کار کردید تا آن را بدون خطا به رئیس خود تحویل دهید آیا واقعاً این کمال گرایی روی شغل شما تأثیر مثبتی داشت؟ احتمالاً نه.
چگونه این عادت بد به بهرهوری آسیب میرساند |
کمال گرایی به چهار روش بهره وری شما را کم می.کند اول اینکه مانع از انجام کارها میشود. شما تمرکز بسیار زیادی خواهید داشت که کارها را کامل و بدون خطا انجام دهید که این امر سبب میشود آنقدر روی کارها زمان صرف میکنید که نمیتوانید کارها را در زمان مقرر انجام دهید.
دوم اینکه کمال گرایی سبب افزایش استرس می.شود مطالعات نشان داده است افرادی که به دنبال کمال گرایی هستند بیشتر در معرض اضطراب .هستند شاید لازم نباشد که من به شما بگویم که استرس و اضطراب چگونه بر بازدهی شما تأثیر منفی میگذارد چون حتماً شما این را تجربه کرده اید.
سوم اینکه کمال گرایی میتواند سبب به تعویق انداختن کارها شود. معمولاً ادامه کار و روش فعلی که دارید ساده تر از شروع کار جدید است به ویژه اگر کار جدید نیاز به این داشته باشد که شما از دایره امن خود خارج شده و چیزهای جدیدی را بیاموزید. این کار به راحتی میتواند به عادتی بد تبدیل شود که انگیزه شما را برای ادامه کار از شما سلب میکند. پس شما نیز شروع به آوردن بهانه های منطقی برای تاخیر در کارها خواهید کرد چون میخواهید آن کار را بدون نقص انجام دهید.
به تعویق انداختن کارها نیز به تدریج به عادتی تبدیل میشود که شما چندان از هم آن ناخشنود نیستید به دلیل به ظاهر موجهی دارید که کارها را عقب میاندازید چون میخواهید آنها بدون نقص باشند. شما روی وظایف فعلی همچنان کار خواهید کرد چون از نقص و شکست میترسید و این ترس هم بر مبنای تعریف اشتباهی است که از موفقیت دارید.
چهارم اینکه کمال گرایی به عزت نفس شما آسیب میزند. کامل بودن غیر ممکن است و هیچ کسی نمیتواند در طولانی مدت کامل باشد پیروی از کمال گرایی در حقیقت راهی مطمئن برای ایجاد کلافگی و ناراحتی است به ویژه اگر شما از خودتان انتظاراتی غیر واقعی در مورد قدرت انجام کارها داشته باشید.
اگر بخواهید با این روش به زندگی و کار ادامه دهید پس از مدتی دیگر انگیزه ای برای اقدام به کارهای جدید نخواهید داشت.
حال بیایید در مورد کارهایی که میتوانید از همین امروز شروع کنید تا حس کمال گرایی خود را کم کنید صحبت کنیم.
مراحل عملی
1. تمرکز خود را از کمالگرایی در کار به اتمام آن کار تغییر دهید این کار زمانبر خواهد بود و طول میکشد تا این عادت در شما رشد کند و به آن عادت کنید. آرام شروع کنید. این تغییر را فقط در مورد یک موضوع انجام دهید. با گذشت زمان و کاربرد مستمر آن به آرامی این عادت به صورت نهادینه در می آید. اما آماده باشید که این کار نیاز به زمان و مداومت زیادی دارد به خاطر داشته باشید که شما در حال برنامه ریزی مجدد ذهنی هستید که ممکن است برای نشستن در ذهن سالها طول بکشد لذا با خود صبور باشید.
2. از خودتان بپرسید که آیا زمان و انرژی که برای رسیدن به یک هدف مشخص دارید به شما کمکی میکند یا خیر به اگر شما ساعتهای طولانی روی گزارش سود و زیان برای رئیستان صرف کنید سبب میشود که شما ارتقاء بگیرید؟ آیا گرفتن نمره عالی در امتحان شیمی بعدی سبب ایجاد شرایط گرفتن یک شغل خوب میشود؟
این کار را مثل کاغذ تورنسل که اسیدیته محلولها را اندازه گیری میکند انجام دهید یعنی) به حالت بسیار خوب و حالت بسیار بد فکر کنید و ببینید مزایا و معایب این کار شما چیست).
لیستی از رفتارها را برای تغییر کمال گرایی بنویسید مثلاً وقتی میبینید که دوباره به دنبال این هستید که یک کار را کامل و بی نقص انجام دهید از میز خود بلند شوید و کمی قدم بزنید الگوی رفتاری خود را تغییر دهید.
زمان کوتاهی به خود بدهید که بتوانید تمرکزتان را از کمالگرایی به تمام کردن کار تغییر دهید. سپس دوباره به میز خود برگردید و کارتان را ادامه دهید.
4. اشتباهات خود را بپذیرید به جای ملامت خود بخاطر اشتباهات درس بگیرید که به آنها به چشم فرصتهای یادگیری نگاه کنید. از آنها استفاده کنید تا دانش خود را بهبود ببخشید، عادات کاری خود را ارتقاء دهید و کارمند یا دانش آموز یا معلم یا موسیقیدان بهتری شوید. هر وقت اشتباهی کردید از این زاویه به آن نگاه کنید.
5. بدترین سناریوی ممکن در صورتی که اشتباه کنید را مجسم کنید. به عنوان مثال اگر گزارشی که شما آن را برای رئیستان آماده میکنید دارای اشتباه تایپی باشد شما کارتان را از دست میدهید؟
حتما بخوانید: خلاصه کتاب درمان تعلل
روز سوم
از ایجاد لیست کارهای روزانه غیرواقعی خودداری کنید
اگر لیست انجام کارهای روزانه ای ساخته اید که در هر روز تنها نیمی از آن انجام میشود شما بیش از اندازه بلند پرواز هستید شاید شما هم مثل خیلی از افراد دیگر این اشتباه را انجام دهید این اشتباه ممکن است به یکی از دلایل زیر و یا شاید هر دو دلیل باهم اتفاق بیافتد دلیل اول اینکه شما زمانی را که در هر روز برای انجام کار وجود دارد بیش از حد برآورد میکنید و یا اینکه مدت زمانی که برای انجام هر کار در لیست لازم است را کم در نظر میگیرید. در هر دو حالت نتیجه یکسانی دریافت میکنید.
دلیل دوم اینکه شما از لیستی برای افزودن تمام کارهایی که در طول روز به ذهن شما میرسد استفاده میکنید. در نتیجه قابل پیش بینی است که لیست کارها در طول روز افزایش پیدا کند و در انتهای روز و پایان ساعت کاری تعداد آیتمهای موجود در لیست شما بیش از زمانی است که کار خود را در اول روز شروع کردید.
این حالت ناامید کننده و غیرقابل تحمل است.
هدف اصلی برای استفاده از لیست کارهای روزانه افزایش بهره وری است خیلی از افراد با ساختن لیست کارهای روزانه به روش نادرست بهره وری خود را از بین میبرند تا آنجایی که خیلی از کارشناسان مدیریت زمان پیشنهاد میکنند که این لیست هرگز استفاده نکنید. اما در ادامه دلایلی که استفاده از لیست را ضروری میکند ذکر شده است.
چگونه این عادت بد به بهره وری آسیب میرساند لیست انجام کارهای رویایی و بلند پروازانه به سه روش باعث کاهش بهره وری میشود
دلیل اول، فرض کنید که هر یک از کارهایی که در فهرست انجام کارها ثبت کردید بیانگر یکی از اهداف شما هستند. موفقیت میتواند آخرین آیتم از لیست انجام کارها باشد و شکست ممکن است به دلیل انجام ناقص یکی از آیتم ها در روز بوجود آید این احساس نا امیدی و دلسردی از شکست در انجام ناقص یکی از کارها، تمرکز روی انجام سایر کارها را کاهش میدهد
دومین دلیل، داشتن لیستی از کارهای ناتمام که شما هر روز مجبورید به دوش بکشید باعث افزایش استرس میشود. درحالی که مقدار کمی استرس میتواند باعث ایجاد انگیزه قوی برای انجام کارها باشد مقدار زیاد آن توانایی شما را در انجام دادن وظایف محدود میکند.
سومین دلیل، اگر دائما یکسری کارهای ناتمام دارید که از یک روز به روز دیگر همراه شما هستند، احتمالاً قادر نیستید به صورت دقیق برنامه خود را در طول روز پیگیری کنید در نتیجه شما راهی برای پیش بینی و
برنامه ریزی زمانی برای انجام کارها در روزها و هفته های بعد نخواهید داشت.
خوشبختانه با یکسری دستورالعملهای ساده شما قادر خواهید بود فهرست انجام کارهای مفید بسازید. در ادامه به هفت گام کاربردی که از امروز میتوانید اجرا کنید اشاره میکنیم
مراحل عملی
۱ عادت کنید تا به خود و به دیگران نه بگویید لیست انجام کارها به این دلیل زیاد میشود چرا که برای ما کار سختی است که از اضافه کردن آیتم به آن خودداری کنیم. افزودن آیتمهای جدید به فهرست انجام کارها فقط چند لحظه زمان خواهد برد و این کار باعث میشود در مورد زمان و تلاشی که برای انجام هر کاری که به راحتی در لیست اضافه میکنیم دچار اشتباه شویم با نه گفتن معمولاً بیشتر و بهتر میتوانید لیست انجام کارها را تحت کنترل خود داشته باشید.
۲ دلیل قانع کننده برای انجام هر کار در فهرست را تشخیص دهید در غیر این صورت چرا باید زمان و توجه خود را به انجام آن کار اختصاص دهید؟ قبل از اینکه کاری را به لیست خود اضافه کنید، از خودتان این سوال را بپرسید که چرا باید این کار را انجام دهم؟
۳- برای هر آیتم در لیست انجام کارها اولویت مشخص کنید. از حروف A تا C استفاده کنید. کارهایی که بیشترین اولویت در انجام را دارند با حرفA و کارهایی که کمترین اولویت را دارند با حرف C مشخص کنید. مجدداً کارها با اولویت C را بررسی کنید و از خود سوال کنید که آیا آنها واقعاً اهداف و کارهای ضروری سپس هستند. اگر واقعاً این طور نیست آن را از لیست حذف کنید.
۴ تعداد مشخص و محدودی از کارها را برای انجام در لیست تعیین کنید برای مثال اجازه ندهید که لیست
خوشبختانه با یکسری دستورالعملهای ساده شما قادر خواهید بود فهرست انجام کارهای مفید بسازید. در ادامه به هفت گام کاربردی که از امروز میتوانید اجرا کنید اشاره میکنیم
مراحل عملی
1. عادت کنید تا به خود و به دیگران نه بگویید لیست انجام کارها به این دلیل زیاد میشود چرا که برای ما کار سختی است که از اضافه کردن آیتم به آن خودداری کنیم. افزودن آیتمهای جدید به فهرست انجام کارها فقط چند لحظه زمان خواهد برد و این کار باعث میشود در مورد زمان و تلاشی که برای انجام هر کاری که به راحتی در لیست اضافه میکنیم دچار اشتباه شویم. با نه گفتن معمولاً بیشتر و بهتر میتوانید لیست انجام کارها را تحت کنترل خود داشته باشید.
2. دلیل قانع کننده برای انجام هر کار در فهرست را تشخیص دهید. در غیر این صورت چرا باید زمان و توجه خود را به انجام آن کار اختصاص دهید؟ قبل از اینکه کاری را به لیست خود اضافه کنید از خودتان این سوال را بپرسید که چرا باید این کار را انجام دهم؟
برای هر آیتم در لیست انجام کارها اولویت مشخص کنید. از حروف A تا C استفاده کنید. کارهایی که بیشترین اولویت در انجام را دارند با حرف A و کارهایی که کمترین اولویت را دارند با حرف C مشخص کنید. سپس مجدداً کارها با اولویت C را بررسی کنید و از خود سوال کنید که آیا آنها واقعاً اهداف و کارهای ضروری هستند. اگر واقعاً این طور نیست آن را از لیست حذف کنید.
4. تعداد مشخص و محدودی از کارها را برای انجام در لیست تعیین کنید برای مثال اجازه ندهید که لیست
انجام کار شما بیشتر از پنج مورد شود لیست کوتاه از کارها معمولاً انجام شدنی است همچنین لیست کوتاه به شما انگیزه بیشتری برای انجام کارها می دهد.
5. با بزرگترین و سختترین کار “سنگ” بزرگ در لیست شروع کنید کاری که بالاترین اولویت را در لیست دارد. آن کار یکی از مهمترین کارهایی هست که شما امروز انجام میدهید و نقش بسیار موثری در رسیدن به هدف اصلی شما خواهد داشت. حتی ممکن است آن کار سخت و بزرگ بیشترین زمان را برای انجام نیاز دارد و تمایل داشته باشید که آن را در انتهای لیست کارهای خود انجام دهید.
6. برای انجام هر کار در فهرست زمان منطقی مشخص کنید نباید آن قدر وقت بگذارید تا آن کار تمام وکامل شود. طبق قانون پارکینسون زمان انجام هر فعالیت تا وقتی که فرصت برای انجام آن در نظر گرفته ایم طول میکشد. این قانون میگوید، معمولاً افراد تمایل دارند کاری که باید انجام دهند را تا موعد تعیین شده، به تعویق بیاندازند. این بدان معنی است که مثلاً اگر شما برای انجام یک فعالیت ۲ ساعت زمان اختصاص داده باشید آن کار را در ۲ ساعت انجام خواهید داد و اگر ۴۵ دقیقه زمان بدهید میتوانید تایمر تنظیم کنید و ببینید که ظرف مدت ۴۵ دقیقه کار انجام خواهید داد.
7. از دو لیست استفاده کنید. لیست اول فقط برای سازماندهی و ثبت کارهای روزانه ای که باید انجام شود و لیست دوم برای نوشتن کارهایی که در طول روز ممکن است به ذهن شما بیاید.
آیتمهایی که به لیست اضافه دوم میک ی کنید باید اولویت داشته باشد. سپس مجددا بررسی کنید و ببینید که آیا اولویتهای داده شده به هر کار نیاز به تعدیل و تغییر دارند یا نه.
نکته طلایی
اگر ترجیح میدهید که لیست انجام کارهای خود را به صورت آنلاین داشته باشید و پیگیری کنید به شما سایت Todolist.com را توصیه میکنم استفاده از آن خیلی آسان است. شما میتوانید چندین لیست در آن ایجاد کنید و برای هر کار اولویت تعیین کنید آیتمهای لیست را جا به جا کنید تاریخ مشخص کنید و از برچسب های رنگی برای مدیریت آسان کارها استفاده کنید و خبر خوب اینکه خدمات این سایت رایگان است.
حتما بخوانید: قانون افراد موفق
روز چهارم
از دادن زمان زیاد به خود برای اتمام کارها دست بردارید
در مراحل عملی دیروز ما گفتیم که قانون پارکینسون میگوید که کارها به اندازه ای که برای آنها زمان در نظر گرفته اید طول میکشند امروز میخواهیم روی این قانون تمرکز کنیم.
بسیاری از ما برای تمام کردن کارها زمان زیادی به خود میدهیم یا بدتر اینکه اصلاً زمانی برای پایان دادن کارها نداریم. ما کار میکنیم تا زمانی که کاری که در دست ما است تمام شود.
در هر دو حالت شما زمان زیادی برای انجام کارها صرف خواهید کرد به عنوان مثال آخرین باری که رئیس شما یک هفته برای اتمام پروژه ای به شما وقت داد را بخاطر آورید. شما احتمالاً کار را دقیقاً در همان روزی که باید تحویل میدادید به تمام رساندید این به این دلیل نیست که رئیس شما میداند این کار چقدر زمان نیاز دارد بلکه این دقیقاً به دلیل قانون پارکنیسون است شما به خود یک هفته وقت دادید در نتیجه کار هم سر همان یک هفته تمام شده است.
در حالت دوم که بدون بازه زمانی برای کار باشید ما ملاکی برای ارزیابی پیشرفت خودمان نداریم در این روش
یک ساعت میگذارد و ما نمیدانیم که چقدر در مسیر تکمیل کاری که در حال انجام است حرکت کرده ایم.
پس جای تعجبی نیست که کارها بسیار بیشتر از زمانی که نیاز دارند طول میکشند
کار به این روش تأثیر منفی روی توانایی شما برای تمام کردن کارها در بازه زمانی مناسب خواهد داشت.
چگونه این عادت بد به بهرهوری آسیب میرساند
اختصاص زمان زیاد به کارها یا اصلاً زمان ندادن برای اتمام کارها بهره وری شما را به ۶ طریق کم میکند. اول اینکه شما کمتر کار میکنید چون برای هر کاری بیش از نیاز آن کار زمان صرف میکنید و در نتیجه در آخر روز کار کمتری انجام داده اید
دوم اینکه ریسک چشم پوشی از کارهای بزرگ و مهم افزایش مییابد. در این حالت هر چند که بر طبق لیست کارهایی که باید انجام دهید حرکت میکنید اما چون کارها طولانیتر از آنچه باید باشد میشود ممکن است زمان به کارهای مهم و در اولویت نرسد.
سوم اینکه احتمال طولانی شدن لیست کارهای ناتمام و ناقص افزایش مییابد. همانگونه که در روز سوم مطرح شد لیست کارهایی که انجام نشده اند سبب افزایش میزان استرس میشود که این امر نیز به نوبه خود تأثیر منفی روی بهره وری شما دارد.
چهارم اینکه روند کار شما هیچ ساختار مشخصی نخواهد داشت. فقدان بازه زمانی معمولاً اختیاری است و ما معمولاً طوری بازهها را تعیین میکنیم که احساس راحتی داشته باشیم به عنوان مثال ما ممکن است برای
کاری که میدانیم یک ساعت زمان نیاز دارد دو ساعت زمان بگذاریم و پیش فرضمان هم این است که بهتر کار را انجام دهیم اما فقدان ساختار در روند کار سبب میشود که به راحتی زمان را تلف کنیم و نتیجه کار هم بعد از دو ساعت تفاوت چندانی با یک ساعت کار نداشته باشد.
پنجم اینکه حس ضروری و مقید بودن در کار وجود ندارد بدون این حس ما بیشتر دوست داریم که روز کاریمان سبک باشد به عبارت دیگر دوست داریم که چرت بزنیم و وقت را تلف کنیم.
ششم اینکه بدلیل اینکه کار کمتری میکنیم ساعات کاری بیشتری در محل کار خواهیم بود که این امر در طولانی مدت نه تنها میزان استرس ما را افزایش میدهد بلکه باعث خستگی شده و میتواند زمینه توقف کامل ما را هم فراهم کند.
برای تغییر باید عادتهای جدید را یاد گرفت و توسعه داد خبر خوب این است که ما میتوانیم این کار را انجام دهیم. با بخاطر داشتن این خبر خوب ۷ مورد که میتواند به شما کمک کند که کارها را در زمان کمتری تمام
کنید در ادامه ارائه میشود.
مراحل عملی
1. کاری از لیست کارهایی که باید انجام دهید را انتخاب کنید و محدوده زمانی بخصوصی به آن اختصاص دهید. اگر مطمئن نیستید که این کار چقدر طول میکشد با تخمین شروع کنید بعداً میتوانید آن را تغییر
دهید. نکته مهم این است که کار در بازه زمانی مشخص را تمرین کنید.
از تایمر زنگدار استفاده کنید تا زمان شما را ثبت کند و جایی آن را قرار دهید که بتوانید آن را ببینید. این تایمر که زمان را برای شما به صورت معکوس میشمارد میتواند به شما ایده خوبی دهد که چقدر زمان سپری کرده اید و چقدر زمان باقی مانده است ممکن است ترجیح دهید که از موبایل یا کامپیوتر خود برای این کار استفاده کنید که این ابزارها برای اندازه گیری زمان هم خوب هستند من خودم ترجیح میدهم که از تایمر زنگ دار استفاده کنم زیرا با این روش بهتر میتوانم کار کنم
از تکنیک پومودورو استفاده کنید که روشی پایه برای کار به مدت ۲۵ دقیقه و استراحت به مدت ۵ دقیقه است. این ایده برای این است که شما در روز کاری خود هم زمانهای استراحت کوتاه داشته باشید. ۵ دقیقه استراحت میتواند به مغز شما فرصت ریکاوری دهد که این امر سبب افزایش تمرکز و کارایی شما در طی ۲۵ دقیقه کاری بعدی خواهد بود.
مزیت دیگر این روش این است که میتواند روند کاری شما را روی کاری که در دست دارید به فواصل کم نشان دهد. به عنوان مثال اگر شما ۴۰ دقیقه زمان برای اتمام کار نیاز داشته باشید و پس از یک دوره کاری پومودورو که ۲۵ دقیقه است کمتر از نصف کار را تمام کرده باشید متوجه خواهید شد که باید سریعتر حرکت کنید.
4. تماسهای تلفنی پیامها ایمیل و شبکههای اجتماعی را رها .کنید زمانی که قصد انجام کار با بازدهی بالا را دارید چشم پوشی از مواردی که سبب حواس پرتی شما میشود نکته ای بسیار مهم است. اما در حالتی که شما بازه زمانی هم دارید اهمیت کنار گذاشتن این موارد دو چندان میشود نیازی نیست کلاً آنها را از محیط
اطراف خود حذف کنید بلکه فقط کافی است در ۲۵ دقیقه ای که کار میکنید از آنها صرفنظر کنید و
دقیقه ای که زمان استراحت شما است میتوانید به آنها مراجعه کنید.
و در
5. متعهد شوید که راس ساعت ۵ عصر کار خود را تعطیل کنید. با این کار میتوانید انگیزه کافی داشته باشید که نیاز است بازه زمانی مناسبی برای کارها داشته باشید تا بتوانید آنها را سر وقت تمام کنید.
من قبلاً گفته ام که کم کار کردن در طول روز سبب میشود که مدت بیشتری را در محل کار بمانید. این گزینه خوبی نیست. سعی کنید که کارها را تمام کنید و ساعت ۵ از محل کار بیرون بیایید.
6. پیشرفت کاری خود را بررسی کنید همانگونه که در بالا گفته شد زمانی که برای بار اول این کار را انجام می دهید باید تخمین بزنید که چقدر زمان نیاز است اما با بررسی روند کاری خود شما ایده بهتر و دقیقتری بدست خواهید آورد که برای هر کار چقدر زمان نیاز دارید.
به عنوان مثال فرض کنید که رئیس شما نیاز به گزارش هفتگی دارد برای بار اول ممکن است نیاز باشد که تخمین بزنید که چقدر زمان نیاز دارید اما در طی هفته پنجم احتمالاً میتوانید با قطعیت بیشتری بازه زمانی برای تهیه گزارش را بگویید زیرا در طی ۴ هفته قبل تجربه بدست آورده اید که تخمین خود را اصلاح کنید.
بازه زمانی خود را اصلاح کنید همانگونه که بارها و بارها یک کار را تکرار میکنید توانایی شما برای تخمین زمان مورد نیاز نیز بیشتر خواهد شد که این حالت از تجربه شما سرچشمه میگیرد سعی نکنید که همیشه طبق همان بازه زمانی اولیه کار را دنبال کنید. میتوانید بعد از مدتی کمی آنها را کوتاهتر کنید تا هم چالش جدیدی باشد و هم اینکه با ایجاد حس ضروری بودن سرعت کار خود را افزایش دهید.
روز پنجم
خود را به خاطر اشتباه و شکستهای گذشته سرزنش نکنید
هاروی مک کی نویسنده کتاب پرفروش شنا با کوسهها بدون آنکه زنده بلعیده شوید در مورد اینکه خود را برای اشتباهات گذشته سرزنش نکنید میگوید:
“نگرانی در مورد گذشته و یا آینده اصلاً مفید و جالب نیست. زمانی که شما خود را برای خطاهای گذشته سرزنش میکنید و یا از هر موضوعی فاجعه درست میکنید دست نگه دارید و نفس عمیق بکشید و از خود بپرسید برای کسب موفقیت چه کاری همین الان و در حال حاضر میتوانم انجام دهم”
این نصیحت هوشمندانه و ارزشمند است سرزنش خود باعث دلسردی و ناامیدی میشود. همچنین باعث میشود که شما از ریسک کردن در زندگی و کار دوری کنید و به دلیل ترس از شکست در هیچ کاری ریسک نمی کنید.
ترس از شکست در خیلی از شغلها روابط و کسب و کارهای شخصی واقعیتی اجتناب ناپذیر است و توانایی در تصمیم گیری را کاهش میدهد. علاوه بر آن، ترس از شکست ما را از دستیابی به هدفهایی که برای خود در نظر گرفته ایم باز میدارد.
علت این موضوع باقی ماندن در اشتباهات گذشته خودتان است. دوری از چالش باعث جلوگیری از رشد و پیشرفت شخصی و حرفهای شما می.شود همچنین بهره وری شما نیز به شدت آسیب خواهد خورد.
چگونه این عادت بد به بهرهوری آسیب میرساند
افسوس خوردن یک حس طبیعی است چرا که اشتباه کردن بخشی از زندگی ماست. اگر از این احساس به عنوان تجربه و برای خودآگاهی و خودکاوی استفاده شود میتواند بسیار سودمند باشد.
خودکاوی به ما کمک میکند تا در مورد خودمان بیشتر بدانیم و باعث تغییرات مثبت و نتایج بهتر خواهد شد.
غصه خوردن برای اشتباهات گذشته بیش از حد فکر کردن به آنها تا رسیدن به نقطه ناامیدی بسیار نادرست است و توانایی کار با بهره وری بالا را به چهار دلیل کاهش میدهد
دلیل اول انرژی شما برای کار با بهره وری بالا صرف اشتباهات گذشته می.شود احساس گناه میکنید و احساس گناه بر افکار شما چیره میشود.
دومین دلیل، هر چه قدر ذهن شما بیشتر مشغول اشتباهات گذشته باشد احتمال اینکه خود را مورد بخشش قرار دهید کمتر خواهد شد این احساس نابخشودنی انگیزه شما را برای انجام کارها از بین خواهد برد.
در نتیجه شما به جای اینکه لیست کارهای خود را انجام دهید بیهوده زمان خود را صرف سرزنش و توبیخ خود می کنید.
دلیل سوم، سرزنش و توبیخ خود از لحاظ روحی در نهایت سلامت شما را نیز تهدید میکند.
تحقیقات نشان میدهد، افکار و احساسات منفی اثر نامطلوبی روی سلامت جسمی شما میگذارد. با گذشت زمان چنین افکار و احساساتی باعث افسردگی و احساس ناتوانی میشود بسیار دشوار است هنگامی که شما هیچ کنترلی روی زندگی خود ندارید بهره وری شما بالا باشد.
چهارمین دلیلی که سرزنش و نکوهش خود در کاهش بهره وریتان دارد این است که فرصتها را از دست میدهید شما خیلی از اوقات احساس عصبانیت از خود دارید و با احساس ترس از اشتباه کردن خواهید بود.
این احساس باعث میشود فرصتهای موجودی که ممکن است به شما برای انجام کارها کمک کند را از دست بدهید.
از امروز برای تغییر شروع کنید. در ادامه گامهای عملی که کمک میکند تا خود را ببخشید و اشتباهات گذشته را نادیده بگیرید بیان میشود
مراحل عملی
1. از اشتباهات گذشته به عنوان فرصتی برای یادگیری استفاده کنید انجام این کار به رشد ذهن نیاز دارد. این
نوع نگرش باعث میشود که از شکستها برای بهبود و پیشرفت در زندگی استفاده کنید. مسلماً رسیدن به این نوع نگرش زمانبر است اما مطمئن باشید که بعد از این نوع تغییر در نگرش، زندگی شما تغییر خواهد کرد.
2. به دنبال فرصتهایی باشید که بتوانید چرخه کار خود را بهبود بخشید شکست بازخورد کاری است که شما انجام داده اید. هر بار که شکست میخورید از خودتان این سوال را بپرسید آیا روش بهتری برای انجام آن کار وجود دارد؟ برای مثال پروژه قبلی به دلیل کمبود اطلاعات به تاخیر افتاده است از خودتان سوال کنید که آیا امکان تحقیق و بررسی قبل از شروع پروژه جدید وجود دارد؟
به خاطر اشتباهی که انجام داده اید از خودتان تشکر کنید شاید فکر کنید این کار با نکته ای که در شماره قبل گفتم مغایرت دارد تشکر از خودتان به خاطر انجام دادن اشتباه شبیه به سرزنش خودتان خواهد بود درست است؟ نه لزوماً در عوض شما تشخیص میدهید که در کنترل خودتان هستید اینکه تحت کنترل خود هستید به این معنی است که میتوانید روی نتایج تأثیر بگذارید.
3. توقعات خود را ارزیابی مجدد کنید دلیل تمایل به سرزنش خود برای اشتباهات گذشته این است که سطح توقعات و انتظارات خود را بیش از حد استاندارد در نظر گرفته اید. آیا سعی میکنید که عالی باشید؟ یا اینکه به خودتان اجازه میدهید که گاهی اشتباه کنید ؟
5. اهدافتان را دوباره ارزیابی کنید مطمئن شوید که اهداف دست یافتنی است و به چرخه انجام کارهای شما کمک میکند. فرض کنید مهلت بسیار کم برای تهیه گزارش درخواستی رئیس خود دارید. از خودتان بپرسید آیا مهلت داده شده برای انجام این کار به سایر وظایف و مسئولیتهای شما اولویت دارد از خودتان سوال کنید آیا روش انجام کار با مهلت زمان داده شده تناسب دارد؟ و اگر نیست یا مهلت انجام کار و یا روش کاری خود را اصلاح کنید.
از تلویزیون دوری کنید. شاید تماشای برنامه مورد علاقه تان خوشایند باشد مخصوصاً زمانی که شما احساس خوبی نسبت به خود ندارید اما انجام این کار وضعیت را بدتر خواهد کرد. برنامه تلویزیونی مورد علاقه شما به بهبود حالتان کمک نمیکند. در واقع فقط به شما کمک میکند تا علت ناامیدی خود را نادیده بگیرید.
7. با دوستان و مربیان و یا شرکای قابل اعتماد خود صحبت کنید. اگر نسبت به خود خشمگین هستید در مورد احساستان با کسی صحبت کنید که به نظر و نصیحت او اعتماد دارید.
از این فرصت برای تخلیه خود استفاده نکنید. در عوض از بیطرف و بی غرض بودن شخص دیگر میتوانید استفاده کنید چرا که آن شخص درگیر احساسی که شما نسبت به خود دارید نیست پس میتواند از دیدگاه بهتری به شما کمک کند.
روز ششم
بله گفتن به دیگران را متوقف کنید.
دان مایر در کتاب خود با نام نشانه های شاخص رهبری از وارنت بافت نقل قول کرده است که تفاوت بین افراد موفق و بسیار موفق این است که افراد بسیار موفق تقریباً به همه چیز نه میگویند
بافت این مورد را دربار استیو جابز گفته بود که در طی سخنرانی در کنفرانس توسعه دهندگان جهانی اپل در سال ۱۹۹۷ گفته بود:
” تمرکز یعنی نه گفتن”
بسیاری از مردم بله میگویند. آنها حتی به غریبه ای که از آنها ساعت را میپرسد هم جواب میدهند. هنگامی که همکاری کمک میخواهد باز هم جواب بله میدهند اعضای خانواده آنها هم همیشه با درخواستهای خود
مزاحم میشوند.
در ظاهر چنین واکنشی عاقلانه است و واقعیت این است که حس کمک کردن به مردم کار قابل ستایشی است. مشکل این است که بله گفتن سبب میشود که کار دیگران را بر کار خود ارجح کنید و در نتیجه کار خودتان عقب می افتد. هر لحظه که شما به دیگران کمک میکنید نمیتوانید به کارهایی که برای رسیدن به هدف اصلی خودتان برسید.
همیشه بله گفتن مشکل دیگری هم دارد و آن این است که به عنوان شخص کمک کننده شناخته میشوید. دوباره میگویم که کمک کردن کار بسیار پسندیده ای است اما توجه داشته باشید همیشه در دسترس دیگران باشید این پیام را میدهد که افراد در آینده هم امید به کمک شما داشته باشند. مانند این است که ظرف شیر را برای گربه کنار پنجره بگذارید. تا زمانی که به این کار ادامه دهید گربه هم خواهد آمد. در این مورد شک نکنید.
بگذارید کمی دقیقتر به این موضوع نگاه کنید که بله گفتن چگونه کارایی شما برای انجام کارها را کاهش می دهد.
چگونه این عادت بد به بهرهوری آسیب میرساند
پاسخ دادن به درخواست دیگران نیاز به این دارد که زمان بگذارید و به ۵ روش بهره وری شما را کاهش دهد. اول اینکه، این کار روند کاری شما را قطع میکند. شما حس انجام کار را از دست میدهید و نمیتوانید روی کار تمرکز کنید. بدون داشتن حواس پرتی با انگیزه ای که از کار بدست می آورید میتوانید کارها را در زمان کمتری به پایان ببرید.
دوم اینکه این امر به دیگران فرصت میدهد که به شما دیکته کنند که چگونه باید زمان خود را بگذرانید چون
شما دیگر کنترل زمان خود را نخواهید داشت و نمیتوانید به سادگی آن را برنامه ریزی کند. در حقیقت اگر برنامه ای هم داشته باشید برنامه تان در بهترین حالت چیزی بیش از یکسری آرزو نیست.
سوم اینکه بله گفتن به دیگران زمان کمی برای خود شما باقی میگذارد تا به مسئولیتهای خود برسید و اگر شما بازه زمانی مشخصی هم برای کارها داشته باشید که این امر سخت تر میشود و فشار روی شما بیشتر می گردد. افرادی که شما به آنها کمک میکنید میتوانند کارهایشان را به لطف کمکهای شما تمام کنند اما کارهایتان همچنان باقی میماند شاید لازم شود که شما ساعتهای طولانیتری صرف کنید تا کارها را به اتمام برسانید به روز هفتم مراجعه کنید تا بیشتر در مورد این عادت بدانید
چهارم اینکه این کار کیفیت کار شما را کاهش میدهد. پس از صرف زمان قابل توجه برای کمک به دیگران جهت انجام کارهایشان شما باید به کار خود برگردید و چون زمان کافی ندارید باید کار خود را به سرعت در زمانی که مشخص شده است تمام کنید. هرچه بیشتر عجله کنید احتمال اشتباه و خطا بیشتر میشود و هنگامی که یک یا دو اشتباه باعث ایجاد مشکلی بزرگ در کار میگردد دوباره نیاز به زمان بیشتری دارید تا آنها را چک و اصلاح کنید که این امر به نوبه خود سبب افت چشمگیر کیفیت کار شما میشود.
پنجم بله گفتن احتمال زدگی از کار را بالا میبرد. اینکه به صورت مداوم به کارهای دیگران توجه کنید سبب افزایش ریسک شما می.شود بازه های زمانی شما تمام میشود و لیست کارهای ناتمام بیشتر و کارها روی هم تلمبار میگردد در حالی که شما در حال کمک به دیگران برای تکمیل کارهایشان هستید در این حالت و وقتی شما کارهایتان ناتمام مانده و بیشتر و بیشتر هم میشود انجام کار با بازدهی بالا چندان ساده نخواهد بود.
بیایید تغییراتی ایجاد کنیم. در ادامه ۷ مرحله عملی برای اینکه به دیگران شامل همکاران، دوستان و اعضای خانواده نه بگویید ارائه میشود
مراحل عملی
1. قبل از اینکه به کمک دیگران بشتابید روند پیشرفت کاری خود را طبق لیست کارهایی که باید انجام دهید چک و بررسی کنید که اگر به دیگران کمک کنید چقدر زمان برای اتمام کار خودتان زمان دارید. اگر از برنامه خودتان جلو هستید یا زمانی که میماند برای کارهایتان کفایت میکند به دیگران کمک کنید اما اگر میبینید با کمک به دیگران از کار خود عقب می افتید به آنها نه بگویید و دلیلش را توضیح دهید.
همانگونه که مشخص است کمک کردن به دیگران هیچ اشکالی ندارد و هر زمان که میتوانید باید به دیگران کمک کنید اما باید مطمئن شوید که کمک کردن به دیگران کیفیت و زمان در اختیار شما برای انجام کارهای خود تأثیر منفی و بازدارنده بجای نمی گذارد.
2. به خود یادآوری کنید که صرفاً چند مورد از درخواستها واقعاً ضروری و فوری هستند. افراد وقتی کمکی میخواهند دوست دارند که بلافاصله به آنها کمک کنید اما فوریت آنها به ندرت به معنی ضروری بودن انجام سریع کار است بلکه فقط خواست قلبی آنها است که سریع کار به پایان برسد به عبارت ساده تر بسیاری از افراد صرفاً میخواهند هر درخواستی که دارند سریع پاسخ داده شود. این طبیعت آدمی است.
قبل از اینکه بخواهید کمک کنید دقیقاً مشخص کنید که واقعاً این کمک ضروری است که شما باید تمرکز خود را بهم بزنید و انجام دهید یا خیر. معمولاً بسیاری از موارد چندان فوری نیستند.
3. سوال کنید که آیا این امکان وجود دارد که بعداً به آن شخص کمک کنید. این امر به شما امکان میدهد که هم نه بگویید و هم همزمان سعی کنید به شیوه ای بگویید که محترمانه باشد این روش همچنین به شما کمک میکند که کنترل زمان خود را در دست داشته باشید و بتوانید با کارایی بالاتر به کار خود ادامه دهید.
معمولاً افرادی که این پاسخ را میشنوند برایشان خوشایندتر از نه است.
4. از خود سوال کنید که در مورد کمک کردن به چه چیزی قرار است متعهد شوید. افراد معمولاً زمان مورد نیاز که باید به آنها کمک کنید را کمتر میگویند مثلاً اگر کمی دقت کنید تا حالا بارها و بارها شنیده اید که افراد میگویند یه لحظه وقت داری برای به سوال کوچک؟ اما در حقیقت همان یک سوال چیزی بیش از یک لحظه از وقت شما را خواهد گرفت.
از کسی که کمک میخواهد دقیقاً بپرسید که چه چیزی را باید شما انجام دهید که به او کمک کرده باشید. سپس تصمیم بگیرید که اگر بیش از آن زمانی است که شما میتوانید اختصاص دهید دلیل خوبی دارید که نه بگویید.
5. در مورد کارهایی که شما به دیگران در آن زمینه ها نمیتوانید کمک کنید از قبل مشخص کنید. قرار دادن محدوده کمک کردن به افراد و کارهایی که میتوانید برای افراد انجام دهید میتواند کار را بسیار راحت تر کند.
به عنوان مثل ممکن است بخواهید تلفن خود را تا ساعت ۱۰ صبح پاسخ ندهید زیرا میدانید که اگر تلفن پاسخ دهید زمان شخصی شما از بین میرود. در این تماس برنامه ریزی شده ۳ دقیقه ای اگر طرف شما آدم پرحرفی باشد به راحتی میتواند ۲۰ دقیقه از زمان شما را بگیرد اگر همکار شما ازشما خواست که به مشتری یا پیمانکار زنگ بزنید بخاطر کار همکارتان به راحتی میتوانید آن را رد کرده و دلیلش را نیز توضیح دهید.
6. نه گفتن را تمرین کنید حتی اگر برای کمک به کسی وقت دارید. ممکن است در ابتدا خودخواهانه به نظر آید. مانند بسیاری از عادات بدی که در این کتاب لیست شده ایجاد تغییر مثبت نیازمند ایجاد عادت مثبت و جایگزین کردن آن به جای عادت بد است.
ایجاد یک عادت جدید زمانبر است و صبر میخواهد این کار نیاز به تکرار دارد همانگونه که در تمام این کتاب نیز روی آن تاکید شده است.
مودب اما قاطع باشید. نه گفتن به مرور و با تمرین ساده تر خواهد شد.
7. طبق برنامه زمانی کار کنید و طوری بازه زمانی را مشخص کنید که در حین این مدت حواستان پرت نشود.
مثلاً اگر شما از تکنیک پومودورو استفاده میکنید میتوانید یک بازه زمانی ۲ ساعته را مشخص کنید که شامل ۴ بازه زمانی ۲۵ دقیقه ای و ۴ بازه استراحت ۵ دقیقه ای است.
برای انجام موفقیت آمیز این کار باید به طور مشخص با همکارانتان صحبت کرده و آنها را توجیه کنید که در طی این دو ساعت شما کار دارید و چندان در دسترس نیستید. اگر کسی این زمان را فراموش کرد و با کمک خواستن از شما به سراغ شما آمد خیلی مؤدبانه و با مهربانی به او یادآوری کنید که در طی این مدت شما خارج از دسترس هستید و به او بگوید که چه وقتی بازه زمانی کاری شما تمام میشود و از او بپرسید که آیا میتواند پس از آن زمان به شما مراجعه کند.
زنگ بزنید بخاطر کار همکارتان به راحتی میتوانید آن را رد کرده و دلیلش را نیز توضیح دهید.
6. نه گفتن را تمرین کنید حتی اگر برای کمک به کسی وقت دارید ممکن است در ابتدا خودخواهانه به نظر آید. مانند بسیاری از عادات بدی که در این کتاب لیست شده ایجاد تغییر مثبت نیازمند ایجاد عادت مثبت و جایگزین کردن آن به جای عادت بد است.
ایجاد یک عادت جدید زمانبر است و صبر میخواهد این کار نیاز به تکرار دارد همانگونه که در تمام این کتاب نیز روی آن تاکید شده است.
مودب اما قاطع باشید نه گفتن به مرور و با تمرین ساده تر خواهد شد.
طبق برنامه زمانی کار کنید و طوری بازه زمانی را مشخص کنید که در حین این مدت حواستان پرت نشود.
مثلاً اگر شما از تکنیک پومودورو استفاده میکنید میتوانید یک بازه زمانی ۲ ساعته را مشخص کنید که شامل ۴ بازه زمانی ۲۵ دقیقه ای و ۴ بازه استراحت ۵ دقیقه ای است.
برای انجام موفقیت آمیز این کار باید به طور مشخص با همکارانتان صحبت کرده و آنها را توجیه کنید که در طی این دو ساعت شما کار دارید و چندان در دسترس نیستید. اگر کسی این زمان را فراموش کرد و با کمک خواستن از شما به سراغ شما آمد خیلی مؤدبانه و با مهربانی به او یادآوری کنید که در طی این مدت شما خارج از دسترس هستید و به او بگوید که چه وقتی بازه زمانی کاری شما تمام میشود و از او بپرسید که آیا میتواند پس از آن زمان به شما مراجعه کند.
دیدگاهتان را بنویسید
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.