خلاصه کتاب درمان تعلل: 21 تاکتیک اثبات شده برای غلبه بر اهمال کاری و تنبلی
خلاصه کتاب درمان تعلل: ۲۱ تاکتیک شکست اهمال کار درونی.
این کتاب مملو از راهکارهای عملی و اثبات شده برای غلبه بر تعلل است. این راهکارها، اقداماتی هستند که من برای پیروزی بر اهمال کاری درونی ام بکار بستم، و صد در صد مطمئن هستم که برای شما نیز جواب میدهند.
ممکن است وسوسه شوید که مثل باد از روی آنها رد شوید بدون اینکه قصدی برای به کارگیری شان داشته باشید. این کار را نکنید. از شما میخواهم که آنها را با دقت بخوانید، یکی پس از دیگری، به همان ترتیبی که آورده شده اند. بعد از خواندن هر تمرین، چند دقیقه به این فکر کنید که چگونه می توانید از آن در زندگی روزمره خود استفاده کنید. خودتان را در حالی که انجام آن تصور کنید، و ببینید که این اقدام چطور کمک می کند عادت اهمال کاری و تعلل خود را ترک کنید.
هر راهکاری که در این کتاب ارائه شده، طوری طراحی شده که بتوان آن را فورا و به آسانی به کار بست. وقتی تمام این بخش را تمام کردید، هر هفته یک راهکار را به کار ببندید.
عجله نکنید. به خودتان فرصت دهید تا همه آنها تبدیل به عادت هایتان شوند. آن زمان که همه این راهکارها را بکار بستید، اهمال کار درونی تان دیگر مانند آشنایی قدیمی به نظر می رسد که هیچ علاقه ای ندارید با او مراوده کنید. وقت آن است آستین ها را بالا بزنیم و کار را شروع کنیم.
تعلل چیست؟
بسیاری از کتابها تعلل را «به تعویق انداختن کاری که میدانیم باید انجام شود» یا «طفره رفتن از انجام کاری مهم» تعریف میکنند. این تعریفها کاملا درست هستند.
البته ما در این مقاله تعریف متفاوت خودمان را ارائه خواهیم داد که شاید کمک زیادی به حل این مشکل کند.
تعریفهای مختلف تعلل چیست و بهترین تعریف چه میتواند باشد؟
یکی از تعاریف تعلل: کاری که میدونیم مهمه ولی به تعویق میندازیمش. به تعویق انداختن کارها خیلی میتونه خطرناک باشه و ممکنه بعدا پشیمانی بیاره.
تعلل، هزینه های شخصی و شغلی بسیاری دارد.
از بعد شخصی رسیدگی کردن به مشکالت موجود در روابط، باعث طولانی تر و پیچیده تر شدن آنها میشود.
اگر قرض هایتان را به موقع نپردازید، اعتباردهندگان بهره های سنگین از شما دریافت میکنند.
اگر مریض باشید، اما دکتر رفتن را به تعویق بیندازید، بیماریتان بدتر میشود و سالمت و حتی زندگیتان به خطر میافتد.
در کل، به تاخیر انداختن کارها، اضطرابی ایجاد میکند که منشا ناراحتیهای جسمی، احساسی، ذهنی و رفتاری است.
از بعد شغلی، پیگیری نکردن کارها باعث از دست دادن فرصتهای شغلی عالی میشود.
اگر در کار فروش هستید و هیچ اطالعی از مشتریان احتمالی ندارید، رقبا زودتر آنها را از چنگتان درمی آورند.
اگر مدیر هستید و گزارشهای الزم را برای رئیستان تهیه نمیکنید، ارزیابی ساالنه شما با مشکل مواجه شده و حفظ کردن شغلتان سخت میشود.
آیا تعلل نشانه تنبلی، بیمسئولیتی است و فقط مخصوص افراد سهلانگار است؟
تعلل نشانه ضعف در تصمیمگیری است
تعلل نتیجه تصمیمگیری بد است. کسب اطالعات اولیه و یادگیری چند نکته برای بهرهوری بیشتر باعث میشود در آینده تصمیمات بهتری اتخاذ کنید و کاری که میتوانید الان انجام دهید را تا ابد به تاخیر نیندازید.
افرادی که عادت کردهاند هیچ کاری را به تاخیر نیندازند، دلایل خود برای تاخیر در انجام کارها را شناسایی کرده و روش اجتناب از آنها را پیدا میکنند.
ریشه اصلی تعلل چیست؟ چرا کارهایی که میدانیم مهم هستند را به تعویق میانداریم؟
ریشه تعلل، مشکل در مدیریت زمان نیست. مشکل در مدیریت احساسات است.
دلیل اصلی تعلل، دوری از احساس منفی لحظه ای است.
راهکار اول رهایی از تعلل: اول قورباغه را بخور
تصور کنید که روز خود را با کارهای لیست شده ای شروع می کنید که در میان آنها کاری هست که به شدت دلهره آور است. یکی از آن کارهای وحشتناکی که ترجیح می دهید اینقدر آن را عقب بیندازید که دیگر چاره ای جز انجام آن ندارید.
مثلا، من همیشه از شستشوی لباس ها متنفر بوده ام. قبلا، شستن آنها را آنقدر عقب می انداختم که یک عدد لباس تمیز هم توی کمدم باقی نمی ماند و سبد لباس چرکها اینقدر پر میشد که لباس ها از آن بیرون می ریختند. زمانهایی حتی یک تکه لباس نداشتم که بپوشم و بیرون بروم، به همین خاطر مجبور بودم لباس های تلنبار شده را بشویم.
برای مهار این عادت، یاد گرفتم اولین کاری که باید صبح انجام بدهم شستن لباس ها است. احساس فوق العاده ای می کردم وقتی آن را از توی لیستم خط می زدم. همچنین فهمیدم که در مقایسه با آن، همه کارهای دیگر توی لیست آسان تر می شدند – یا حداقل لذت بخش تر.
مارک تواین، نویسنده و طنزپرداز آمریکایی، این کار را به خوردن قورباغه” تشبیه کرده است. وی چنین می گوید:
“اگر وظيفهات این است قورباغه ای بخوری، بهترین کار این است که آن را اول صبح بخوری”
تو این کارهای ناخوشانید را “قورباغه” نامید. اینها همان وظایف و پروژه هایی هستند که هیچ انگیزه ای برای انجام دادنشان ندارید. آنها مانند سایهای سیاه بالای سر شما تاب می خورند تا زمانی که به آنها رسیدگی کنید. هرچه بیشتر آنها را عقب بیندازید، استرس بیشتری به شما وارد می کنند.
طبیعی است که این قورباغه ها” را پشت گوش بیندازید و تا آخر روز به آنها نپردازید. اما این بدترین کار است.
چون نه تنها همچون سایه ای ترسناک شما را دنبال می کنند و باعث استرس شما می شوند، بلکه در انتهای روز انرژی کمتری برای انجام آنها خواهید داشت. اینطوری فقط انجام دادنشان را سخت تر و به تعویق انداختنشان را آسان تر می کنید.
پس هر چه زودتر به “قورباغه” خود بپردازید و آن را از سر راه بردارید. احتمالا شگفت زده خواهید شد وقتی ببینید چقدر با انجام آن سرحال می شوید چون حس خوش موفقیت به شما دست می دهد. همچنین خواهید دید که باقی روز به مراتب آسان تر می شود.
اگر بیش از یک کار ترسناک توی لیستتان بود چه؟ پیشنهاد می کنم توصیه تو این را بکار ببرید:
“اگر وظیفه ات این است که دو قورباغه بخوری، بهتر است بزرگترین قورباغه را اول بخوری.”
یکی از “قورباغه ها نسبت به آن یکی ناخوشایندتر است. اول به آن رسیدگی کنید. سپس، بلافاصله به دومی بپردازید.
به عنوان مثال، من از تمیز کردن سرویس بهداشتی تقریبا به همان اندازه شستن لباس ها بدم می آید. تمایز بین این دو “تقریبا به همان اندازه است. پس، اگر قرار باشد این دو کار را انجام دهم، اول به شستشوی لباس ها می پردازم.
حتما بخوانید: هوش کلامی چیست + بهترین روش برای تقویت هوش کلام
راهکار دوم خلاصی از تنبلی و اهمال کاری: ۱۰ دقیقه اول را انجام بده!
گاهی کارها بیش از آنچه واقعا هستند، ترسناک به نظر می رسند. اما در اکثر موارد، آن سختی ای که به نظر می رسد به خاطر آنها تحمیل شده، چیزی جز یک سراب نیست. توهم و خیال پردازی ماست.
من فهمیده ام که کامل کردن کار ظاهرة دلهره آور بزرگترین چالش نیست. بلکه شروع آن است. وقتی شروع به انجام کاری بکنیم، حتی کاری که از آن می ترسیم، ادامه دادن آن راحت تر می شود.
مثلا، فرض کنید قصد دارید بروید باشگاه تا حسابی ورزش کنید. مشکل اینجاست که انگیزه ای برای آن ندارید.
پیدا کردن لباس ورزشی، رانندگی تا باشگاه، ورزش کردن، و برگشتن به خانه، روی هم رفته یک ساعت یا بیشتر وقت می گیرد. با این حساب، ورزش کردن فعالیتی ترسناک و حتی ناخوشانید است.
به همین خاطر، به خود می گویید از فردا شروع خواهید کرد.
اما اگر فقط شروع کنید – مثلا، لباس های ورزشی تان را پیدا کنید و به باشگاه بروید – آنگاه درمی یابید ادامه دادن آن بسیار آسان تر می شود. شما برای خود انگیزه حرکت ایجاد کرده اید. وقتی به باشگاه برسید، به احتمال بسیار زیاد ورزش خواهید کرد.
هر زمان که به عقب انداختن کاری فکر کردید، به آن به چشم کاری عظیم نگاه نکنید. بلکه، فقط بر روی چند قدم اولیه انجام آن تمرکز کنید. روی ۱۰ دقیقه اول تمرکز کنید.
به عنوان نمونه، اگر هرس کردن چمن ها را به تأخیر می اندازید، به کل زمانی که انجام آن وقت می گیرد فکر نکنید. در عوض، تمرکز خود را بر بیرون آوردن دستگاه چمن زنی از گاراژ و هل دادن آن بگذارید.
یا اگر قرار است ارائه ای در محل کار بدهید اما دارید تهیه آن را عقب می اندازید، به کل ارائه و جزئیات آن فکر نکنید. بجای آن، تمرکز خود را روی این بگذارید که نرم افزار لازم را در کامپیوتر باز کنید و منابعی را که برای انجام ارائه نیاز دارید جمع آوری کنید.
مثلا، اگر می خواهید دفتر کارتان را از درهم ریختگی نجات دهید، به كل آن فکر نکنید. بلکه، تمرکز خود را به منظم کردن فقط یک گوشه از دفتر کارتان بگذارید.
خلاصه اینکه، ۱۰ دقیقه اول را انجام دهید. وقتی شروع کردید، ادامه دادن آن راحت تر می شود.
من از این راهکار زمانی که می خواهم کتابی جدید یا حتی فصلی جدید بنویسم، استفاده می کنم. برای من صفحه خالی ترسناک است. مثل این می ماند که به کوهی بلند برخورده ام که باید برنامه ای بچینم تا از صخرههای پرشیب آن صعود کنم.
وقتی با این دید به آن نگاه می کنم، شروع نوشتن سخت می شود. اما فهمیده ام که اگر فقط ۱۰ دقیقه بنویسم، ادامه دادن آن آسان و روان می شود.
حرف من را بی دلیل قبول نکنید. از شما میخواهم که خودتان این راهکار را امتحان کنید. دفعه بعدی که خواستید انجام کاری بزرگ را به تعویق بیندازید، فقط روی چند گام اولیه ای که برای تکمیل آن لازم است، تمرکز کنید. شرط میبندم می فهمید که اتمام آن، یا حداقل ادامه دادن آن تا پایان، آسان تر از آن چیزی بود که تصور می کردید.
حتما بخوانید: خلاصه کتاب اثر مرکب نوشته دارن هاردی
راهکار سوم درمان تعلل: به خودتان جایزه بدهید!؟
ما معمولا کارهایی را به تعویق می اندازیم که برایمان ناخوشایند هستند و این کار را زمانی که گزینه های دیگر خوشنودی بیشتر – یا سریع تری به ارمغان می آورند، ناخودآگاه انجام می دهیم.
مثلا، انتخاب می کنیم که با دوستان خود بیرون برویم به جای اینکه برای آزمونی که پیش رو داریم مطالعه کنیم. مشغول تماشای تلویزیون می شویم درحالی که باید ماشین خود را بشوییم یا بجای رفتن به باشگاه، به
خرید می رویم.
اما آیا راهی هست که بتوانید هم از انجام تفریحات لذت ببرید و هم کارهای لیست شده تان را انجام دهید؟ بله! | فقط کافی است که یک نظام پاداش دهی هوشمند برای خود ایجاد کنید.
دریافت پاداش تأثیر بسیار بزرگی بر رفتارهای ما دارد. آنها باعث می شوند انگیزه اقدام کردن پیدا کنیم، عادت های خوب در خود به وجود آوریم، و در سطحی رفتار کنیم که به آن افتخار می کنیم. کلید آن این است که نظامی طراحی کنیم که ما را در طول روز، در مسیر نگه می دارد.
راههای بسیاری برای انجام چنین کاری هست، ولی باید آن راهی را پیدا کنید که از همه بیشتر برای شما مؤثر است. در بخش گزینه هایی که نوید خوشنودی آنی بیشتری می دهند، به نظام پاداش دهی دوستم اشاره کردم.
او به خاطر اقداماتش به امتیازهای خود اضافه یا از آنها کم می کرد تا به امتیاز خاصی می رسید. با امتیازهایی که جمع میکرد، برای خود جایزه ای که دوست داشت می خرید، مانند سی دی جدید یا بلیت کنسرت. این راهی خلاقانه برای استفاده از پاداش به عنوان اهرم است. این شیوه برای او جواب داد.
استراتژی دیگری که می توانید بکار ببرید این است که کارهای روزانه خود را طوری بچینید که بعد از هر کار ناخوشایندی، کار لذت بخشی گنجانده شده باشد. ترفندی آن جفت کردن فعالیتی دلچسب با فعالیتی سخت
است.
به عنوان مثال، فکر کنید لیست کارهایتان چنین است:
- تمیز کردن سرویسهای بهداشتی
- خرید خواروبار
- پرداخت قبوض
- رفتن به باشگاه
- منظم کردن دفتر کار
مسلماً بعضی از کارهای بالا نسبت به بعضی دیگر ناخوشایندتر هستند. مثلاً، پرداخت قبضها باعث زحمت
است، اما امکان ندارد که به اندازه تمیز کردن سرویسهای بهداشتی شما را به زحمت بیندازد. همچنین مثل باشگاه رفتن وقت و انرژی شما را نمی گیرد.
بنابراین، پاداشی تعیین کنید که متناسب با سطح بی میلیتان برای انجام کار باشد. به عنوان نمونه، پرداخت قبوض ممکن است فقط ۱۰ دقیقه زمان ببرد. جایزه ای که می توانید پس از انجام آن در نظر بگیرید، خواندن مطالب مورد علاقه تان به مدت ۳ دقیقه باشد.
به همین ترتیب، تمیز کردن سرویسهای بهداشتی شاید یک ساعت به طول انجامد. برای این کار جایزه ای بزرگتر و لذت بخش تر در نظر بگیرید. مثلاً، به خودتان اجازه دهید بلافاصله پس از تمام کردن آن، نیم ساعت داستان بخوانید.
جایزه شما می تواند از خود کارهای لذت بخش نیز انتخاب شود. مثلاً، ممکن است در حال انتخاب بازی خانوادگی، رزرو میز در رستوران موردعلاقه تان، یا تدارک جشن تولد برای دوستتان باشید. این کارها را نیز می توانید جزو پاداشهایتان به حساب آورید.
حالا لیست کارهای بالا را با پاداشهای آن ببینید:
• تمیز کردن سرویسهای بهداشتی
• جایزه: خواندن داستان به مدت نیم ساعت
• خرید خواروبار
• جایزه: برنامه ریزی بازی خانوادگی
•
پرداخت قبوض
• جایزه: خواندن مطلب موردعلاقه تان به مدت ۳ دقیقه
• رفتن به باشگاه
• جایزه: تدارک جشن تولد دوست
• منظم کردن دفتر کار
• جایزه: تماشای تلویزیون به مدت نیم ساعت
از پاداش خود بلافاصله پس از انجام کار لیست شده لذت ببرید و آن را به بعد موکول نکنید. اینطوری، همیشه چشم انتظار چیزی خوشایند هستید.
لیست بالا فقط برای نمونه بود. مسلما لیست کارهای شما، پاداش ها، و کارهای لذت بخشتان با این لیست تفاوت دارد. اما هر لیستی که باشد فرقی نمی کند، در هر حال باید علاوه بر کارهایی که باید آن روز انجام شوند، شامل
خرید خواروبار
• جایزه: برنامه ریزی بازی خانوادگی
• پرداخت قبوض
• جایزه: خواندن مطلب موردعلاقه تان به مدت ۳ دقیقه
• رفتن به باشگاه
• جایزه: تدارک جشن تولد دوست
• منظم کردن دفتر کار
• جایزه: تماشای تلویزیون به مدت نیم ساعت
از پاداش خود بلافاصله پس از انجام کار لیست شده لذت ببرید و آن را به بعد موکول نکنید. اینطوری، همیشه
چشم انتظار چیزی خوشایند هستید.
لیست بالا فقط برای نمونه بود. مسلما لیست کارهای شما، پاداش ها، و کارهای لذت بخشتان با این لیست تفاوت دارد. اما هر لیستی که باشد فرقی نمی کند، در هر حال باید علاوه بر کارهایی که باید آن روز انجام شوند، شامل
فعالیتهایی که از آنها لذت می برید نیز باشد.
نکته مهمی که باید به خاطر داشته باشید این است که نظام پاداش دهی هوشمند باعث تحریک شما به اقدام کردن می شود، که در نتیجه کمک می کند بر عادت تعلل و اهمال کاری خود غلبه کنید.
حتما بخوانید: خلاصه کتاب 30 روز تا بهره وری
راهکار چهارم درمان تعلل: تقویم خود را پر کنید!
یکی از راههایی که تضمین میکند شما قطعاً تعلل خواهید کرد، داشتن وقت آزاد بیش از حد است. من این را از روی تجربه می گویم. اگر در لیستم فقط سه تا کار داشته باشم که آنها را هم ظرف چند ساعت می توانم تمام کنم، کاملاً مطمئن باشید که من اهمال کاری خواهم کرد. بقیه وقت خود را با هر سرگرمی دیگری پر می کنم.
اشتباه نکنید؛ هیچ اشکالی ندارد که برنامه کارهای روزانه تان کوتاه و آسان باشد، البته اگر امکانش وجود دارد. مثلاً، ، ممکن است برنامه ریزی کنید که تا ظهر به کارهایتان برسید و بقیه روز را استراحت کنید. خیلی هم خوب است. اما مسئله مهم اینجاست که حتماً برای آن برنامه ریزی کنید.
موقعیتی که شرح دادم، موقعیتی نیست که برنامه ای شبیه آنچه دیدید برای آن وجود داشته باشد. این موقعیت به این صورت است که می خواهید یک روز کامل را به کار اختصاص بدهید، اما برنامه تان پر از وقت آزاد است. اگر شما هم شبیه من باشید، کاملاً قابل پیش بینی است که چه می کنید: انجام همان تعداد کم کار را هم تا آخر روز به تعویق می اندازید.
راه حل ساده این است که تقویم روزانه خود را پر کنید، بدین صورت:
فرض کنید که باید هشت ساعت کار کنید، از ۸ صبح تا ۵ بعدازظهر (یک ساعت اضافه برای نهار). اما در این
هشت ساعت فقط ۳ قلم کار دارید که انجام دهید. از روی تجربه می دانید که هر سه آنها را در ۲ ساعت هم تمام می کنید. به همین دلیل ۶ ساعت وقت آزاد خواهید داشت. این وقت خالی را با کارهایی پر کنید که نیاز به رسیدگی دارند.
باید حداقل ۲ تا لیست از کارهای در دست اقدام داشته باشید: یکی برای روز فعلی و یک “ليست اصلی” برای تمام کارهایی که در نهایت باید در طول هفته یا ماههای آینده به آنها بپردازید. (حالت ایده آل این است که چندین لیست متناسب با شرایط مختلف داشته باشید. اما برای اهداف این بخش، دو تا لیست کافی است.)
لیست اصلی خود را بررسی کنید و کارهایی که می توانید در طی ۶ ساعت وقت آزادتان به آنها رسیدگی کنید را مشخص کنید.
یک روش این است که این کارها را به لیست روزانه تان اضافه کنید. اما توصیه می کنم در تقویم روزانه تان نیز یادداشت کنید. اینطوری، می توانید برای هریک بازه زمانی مشخصی تعیین کنید. تقویم شما نشان می دهد که در هر زمانی در طول روز، به چه کاری باید بپردازید. این اقدام باعث می شود انگیزه داشته باشید به حرکت ادامه دهید و کارها را به تعویق نیندازید.
من برای این کار از Google Calendar استفاده می کنم و به شما نیز همین را توصیه می کنم، چون این تقویم ساده، قابل فهم، و رایگان است. اما گزینه های بسیار دیگری نیز هستند که می توانید از آنها استفاده کنید.
نکته مهم این است که هر چه زمان آزاد کمتری در اختیار خود بگذارید، احتمال اینکه کارها را عقب بیندازید کمتر است. بنابراین، اگر گرایش به اهمال کاری دارید، تقویم روزانه خود را پر کنید.
راهکار پنجم تعلل: وظایف و پروژه ها را اولویت بندی کنید
بعضی از کارها تأثير عظیمی بر زندگی مان می گذارند، بر اموری چون ازدواج، شغل، درآمد، و سایر جنبههای زندگی. بعضی کارهای دیگر ظاهرأ مهم هستند، اما در واقع تأثیر کمی بر ما می گذارند که بسیار هم کم طول می کشند.
وقتی اولویت بندی مان مشخص نباشد، یا کارها را دسته بندی و اولویت بندی نکرده باشیم، نتیجه این می شود که وقت خود را برای امور اشتباه صرف می کنیم. کارهای کوچک و کم اهمیت توجه ما را به خود جلب می کنند درحالی که کارهای بزرگ تر و مهمتر – و گاهی مشکل تر همینطور به حال خود رها شده اند.
این اتفاق به خاطر اهمال کاری رخ می دهد. ما انجام امور مهم را با معطوف کردن حواس خود به امور کوچک و آسان تر به تعویق می اندازیم.
مثلا، آماده کردن ارائه مهم خود را به تعویق می اندازیم تا محل کار خود را مرتب کنیم. برای باشگاه رفتن تعلل می کنیم تا در عوض ایمیل های خود را چک کنیم و با دوستانمان تماس بگیریم. تمیز کردن خانه را به بعد موکول می کنیم تا برای جشن تولد پیش رو به بازار برویم و هدیه بخریم.
به عبارت دیگر، با معطوف کردن حواس خود به امور کوچک، در امور بزرگ اهمال کاری می کنیم. فکر می کنیم
که داریم کلی کار انجام می دهیم در حالی که کارهای مهم همینطور دست نخورده باقی مانده اند.
راه حل این مسئله اولویت بندی مجدد کارهای لیست شده تان است. برای خود دقیق مشخص کنید که کدام یک از آنها ضروری هستند و کدام غیرضروری و چرا؟ همچنین کارهایی که باعث ایجاد تغییرات بزرگ می شوند را از آنهایی که چنین تأثیری ندارند، جدا کنید.
با روش های بسیاری می توان کارها را اولویت بندی کرد. برخی از افراد از اعداد ۱ تا ۵ برای این منظور استفاده می کنند. عدد ۱ بیانگر بالاترین اولویت و عدد ۵ بیانگر پایین ترین اولویت است. برخی دیگر ترجیح می دهند از حروف الفبا، الف، ب، ج، استفاده کنند. عده ای هم هستند که لیست کارهای در دست اقدامشان را آنلاین تهیه می کنند و از ویژگی های اولویت بندی اپلیکیشن آن سایت بهره می برند.
من از دسته آخر هستم که از اپلیکیشن Todolist استفاده می کنم. این اپلیکیشن امکان اولویت بندی کارها را به وسیله سه پرچم با رنگهای مختلف (قرمز، نارنجی، و زرد) می دهد.
روشی که برای اولویت بندی بکار می برید اهمیت کمتری نسبت به انجام آن دارد. فرقی نمی کند از اعداد، حروف، یا هر ابزار دیگری استفاده می کنید. مهم این است که عادت اولویت بندی کارهای لیست شده تان را در خود به وجود آورید، و این کار را با در نظر گرفتن اهدافتان انجام دهید.
تفاوتی ندارد چه شغلی دارید، مدیر هستید یا کارآفرین، آزادکار هستید، یا والد خانه دار یا حتی دانشجو، ایجاد این عادت اهمیت بالایی دارد چون این همان راهی است که افراد موفق با استفاده از آن کارهایشان را به انجام می رسانند.
نحوه اولویت بندی امور روزانه
شاید همین الان نیز می دانید که با توجه به اهدافی که دارید، اولویتهایتان چه هستند یعنی می دانید که چه چیزی برایتان مهم است. در این صورت، نصف مسیر را رفته اید. تنها چیزی که باقیمانده این است که کارهای روزانه لیست شده تان را با نشانه ای مانند اعداد ۱ تا ۵، حروف الفبا، پرچم زرد یا قرمز، و… اولویت بندی کنید.
اما اگر هنوز به آن مرحله نرسیده باشید چه؟ اگر هنوز از اولویتهایتان مطمئن نیستید چه؟ در این صورت، کار بیشتری پیش رو دارید. اما نگران نباشید. این کارها آسان و گاهی حتی جالب هستند.
دفترچه یادداشت و مداد تهیه کنید و صفحه را به سه قسمت عمودی تقسیم کنید:
- اهداف کوتاه مدت
- اهداف میان مدت
- اهداف بلندمدت
سپس، در هر ستون اهدافی را که می خواهید به آنها دست یابید بنویسید. مثلاً، “شستن ماشین” در کوتاه مدت، “نوشتن رمان” در اهداف میان مدت، و “بازنشستگی در ۶۰ سالگی” در اهداف بلندمدت.
این برگه کاغذ که شامل اهدافتان است، مانند نقشه مسیر را به شما نشان می دهد. از آن به عنوان معیار سنجش
اهمیت هر کاری که در لیست اقدامات روزانه تان است استفاده کنید. هر یک از آنها را بر اساس اینکه آیا کمک می کنند به هدف خاصی برسید یا خیر اولویت بندی کنید.
اگر به نظرتان همه کارهای لیست شده بسیار مهم بودند، چطور آنها را اولویت بندی کنید؟ اول، از خود بپرسید که آیا واقعا همینطور است؟ همه کارها ممکن است حیاتی به نظر برسند، اما واقعا این طور است؟ آیا می توان برخی از این کارها را بدون آنکه پیامد جدی ای داشته باشند، برایشان اولویت پایین تری در نظر گرفت؟ بیشتر اوقات می بینید که می شود.
دوم، کارهای مهم و کارهای فوری را از هم جدا کنید. کارهای مهم شما را به اهدافتان نزدیک تر می کنند. کارهای فوری فقط نیاز به توجه آنی دارند که ممکن است هیچ نقشی در رسیدن به اهدافتان نداشته باشند.
امکان دارد تمام وقت خود را صرف رسیدگی به کارهای فوری بکنید در حالی که توجهی به کارهای مهم ندارید. سعی کنید تمرکز خود را بر اموری بگذارید که هم مهم و هم فوری هستند. سپس، به کارهای مهم غیر فوری بپردازید. سعی کنید بقیه کارها را با به دیگران بسپارید، یا از آنها بکاهید، و یا به زمان دیگری موکول کنید.
مزیت اولویت بندی کارهای روزانه لیست شده تان این است که مشخص می کند آن کار چه ارتباطی با اهداف شما دارد. در نتیجه وقتی تعیین کنید کدام یک از آنها اولویت بالایی دارند، و دریابید که چطور بر شما تأثیر می گذارند، تمایل کمتری برای به تعویق انداختن آنها خواهید داشت.
راهکار ششم تعلل: لیست کارهای روزانه تان را کوتاه کنید
اکثر لیست هایی که برای اقدامات روزانه تهیه می شوند، بیش از حد طولانی هستند و کارهای زیاد از حدی در آنها گنجانده شده است. به همین خاطر، در پایان روز اکثر آن کارها بدون رسیدگی و ناتمام باقی می مانند که یا باید به روز بعد موکول شوند یا در برنامه های آتی گنجانده شوند.
لیست تمام نشده احساس بدی به آدم می دهد و باعث تضعیف روحیه می شود. انگیزه مان را کم می کند و به اعتماد به نفس آسیب می زند. از آن بدتر، هر چه کارهای بیشتری انجام نشده باقی بماند، تأثیر منفی آنها بیشتر می شود.
این مشکل احتمال تعلل را افزایش میدهد. وقتی در پایان روز با لیستی طولانی از وظایف و پروژه های مانده روبرو می شویم، احساس می کنیم توان ادامه دادن نداریم چون زیر کوهی از کارهای ناتمام دفن شده ایم. درنتیجه، سطح استرس افزایش می یابد و تصمیم گیری درباره اینکه چطور به بهترین شکل از وقت خود استفاده کنیم، سخت می شود.
واکنش اکثر افراد – از جمله خود من – به این مخمصه خاموش شدن است یعنی عملا دست به هیچ اقدامی نمی زنیم که این خود قطعا باعث تشدید مشکل می شود چراکه کارهای انجام نشده همینطور بیشتر و بیشتر روی هم جمع می شوند.
چاره آن ساده است: لیست کارهای روزنه تان را کوتاه کنید.
لیست شما نباید بیش از ۷ قلم کار داشته باشد که اگر بیشتر از این تعداد بشود، به احتمال زیاد تعدادی از کارها تا پایان روز ناتمام باقی می مانند. حداقل، در مورد زندگی من که چنین بوده است.
قلم کار انجام شدنی است چون تعدادش اینقدر زیاد نیست که لیستتان شکست ناپذیر به نظر برسد. بعلاوه، با محدود کردن تعداد کارها، گزینههای جورواجوری که خواستار توجه شما هستند را کاهش میدهید. این کار به شما فرصت می دهد که بر روی امور مهم تمرکز داشته باشید.
در واقع، وقتی توجه تان بر کارهای کمتری باشد، احتمال اهمال کاری نیز کاهش می یابد، چه این تعلل به خاطر نداشتن انگیزه باشد و چه به خاطر این باشد که حس میکنید از توان افتاده اید و قادر نیستید اقدامی بکنید.
نکاتی از تجربه شخصی ام
به تازگی لیستهایی را امتحان می کنم که فقط ۳ قلم کار در آنها گنجانده ام. هرروز عصر بررسی می کنم و سه قلم کار انتخاب می کنم تا روز بعد به آنها بپردازیم. فقط ۳ تا و نه بیشتر.
“لیست اصلی” خود را خیلی مهم است که کارهایی را انتخاب کنم که برنامه ام را کاملاً پر می کنند. اگر برای ۸ ساعت کار برنامه ریزی می کنم، آن ۳ کار هم باید ۸ ساعت زمان ببرند تا انجام شوند. وگرنه، احتمال دارد وقت خود را تلف کنم و آن را به بطالت بگذرانم (به راهکار ۴ مراجعه کنید).
می دهم
این تجربه جدید نتایج جالب توجهی تاکنون به بار آورده است. مثلاً، هرروز تمام کارهای لیست شده ام را انجام که باعث میشود حس فوق العاده ای داشته باشم. اما علاوه بر این متوجه شده ام که می توانم آن ۳ کار را در زمان کوتاه تری نسبت به زمانی که همان ۳ کار را در لیست طولانی تری می گذارم، انجام دهم.
به عنوان مثال، یکی از کارهایی که دیروز لیست کرده بودم تا انجام دهم، نوشتن ۲۰۰۰ کلمه بود. وقتی این کار در لیست طولانی قرار دارد، حدوداً ۵ ساعت زمان می گیرد تا انجامش دهم (من کند مینویسم). ولی وقتی
همین کار، جزو آن ۳ کاری است که باید در طول روز انجام دهم، در عرض ۳ ساعت تمامش می کنم.
چیزی که فهمیده ام این است که علت آن روانشناختی است. کوتاه کردن لیستم باعث نمی شود که نویسنده زبده تری شوم، اما سبب میشود تمرکز بیشتر و استرس کمتری داشته باشم. به همین سبب، راحت تر آستینهایم را بالا می زنم، حواس پرتیها را نادیده می گیرم، و وارد حالت جریان (flow state) میشوم.
فکر میکنم که اگر شما نیز مانند من لیست کارهایتان را کوتاه نگه دارید، همین تأثیرات را روی شما نیز می گذارد. امتحانش کنید و خودتان نتایجش را ببینید.
راهکار هفتم تعلل: قانون پارکینسون را بکار ببرید
برای اکثر افراد، از جمله خودم، کلید انجام کاری دلهره آور این نیست که زمان بیشتری به آن اختصاص دهیم. برعکس، باید مدت زمان انجام آن را محدود کنیم. اعمال محدودیت زمانی رخوت ذهنی را درمان می کند. وقتی برای انجام کاری مدت زمان محدودی تعیین کنیم، بیشتر مایل هستیم که برای به اتمام رساندن آن متمرکزتر
اقدام می کنیم.
مثلاً، فرض کنید دانشجو هستید و هفته دیگر آزمون شیمی دارید. بدون اعمال محدودیت زمانی، انگیزه کمی دارید که به مطالعه کردن تشویق شوید. بعلاوه، وقتی سرانجام کتابتان را باز می کنید و یادداشتهایتان را مرور میکنید، تقریباً مطمئن هستید که باز هم وقت خود را هدر میدهید چون هیچ بازه زمانی مشخصی برای مطالعه خود تعیین نکردید.
در این سناریو، برای خود چک سفیدی نوشته اید که در آن به جای مقدار پول، زمان نوشته اید. درنتیجه، چون به منبعی نامحدود دسترسی دارید – البته در ظاهر نامحدود – طبیعتاً آن را هدر می دهید.
حالا اگر زمانتان محدود باشد چه اتفاقی افتاد؟ مثلاً فرض کنید به خودتان ۴۵ دقیقه وقت می دهید تا برای آزمون مطالعه کنید. در این صورت ۲ تا اتفاق ممکن است رخ دهد:
- تمرکزتان افزایش می یابد. با داشتن فقط ۴۵ دقیقه، کمتر احتمال دارد حواستان پرت شود.
- به احتمال زیاد دست به قدم خواهید زد. با در نظر گرفتن ۴۵ دقیقه زمان برای مطالعه، برای مدت مطالعه خود نقطه پایانی قرار می دهید که باعث می شود انجام آن راحت تر و کمتر دلهره آور باشد چون پایان آن مشخص است.
قانون پارکینسون می گوید “هر کار به اندازه زمانی که به آن اختصاص داده می شود، طول می کشد. اگر برای انجام کاری به خودتان ۲ ساعت زمان بدهید، احتمالا ۲ ساعت زمان می گذارید تا آن را تمام کنید. اگر مدت انجام آن کار را به ۹۰ دقیقه کاهش دهید، در همان بازه زمانی فشرده شده تمام خواهید کرد.
حالا که از این اصل آگاه شدید، برای انجام هر یک از کارهای لیست شدهتان محدودیت زمانی بگذارید. اینطوری به آنها سازمان می دهید و نقطه پایانی خاص، هرچند ساختگی، برایشان مشخص می کنید. از قبل میدانید که چقدر زمان برای انجام هر یک باید بگذارید.
سپس، محدودیت زمانی که برای خود قائل شده بودید را کمتر کنید. اگر ابتدا ۲ ساعت برای انجام کاری در نظر گرفته بودید، آن را ۹۰ دقیقه کنید. اگر ۲۰ دقیقه برای کاری کنار گذاشته بودید، آن را ۱۵ دقیقه کنید. خلاصه اینکه قانون پارکینسون را اجرا کنید.
اگر همین ۲ عادت ساده را پیش بگیرید، کمتر میل به اهمال کاری خواهید داشت، حتی در مورد وظایف و پروژههایی که از انجام آنها وحشت دارید. دلیل آن این است که ذهن دوست دارد بداند نقطه پایان کجاست. وقتی نقطه پایان جلو چشمش باشد، کمتر از فکر اقدام کردن می ترسد.
راهکار هشتم تعلل: از دیگران بخواهید برای شما موعد مقرر تعیین کنند
هیچ یک از ما با موعدهایی که برای خودمان تعیین کرده ایم، ناآشنا نیستیم. همیشه آنها را با قصد اینکه بتوانیم به آنها پایبند باشیم وضع می کنیم.
اما بنا به دلایل گوناگونی، موفق نمی شویم. این ناکامی های مکرر در نهایت سبب می شوند احساس عذاب وجدان بکنیم. همچنین باعث افزایش سطح استرسمان می شود چون بیشتر و بیشتر از برنامهمان عقب می مانیم.
اول از همه، بدانید که شما تنها نیستید. دوم اینکه بدانید برای آن راه حلی وجود دارد (تا چند لحظه دیگر به آن می پردازیم).
در سال ۲۰۰۲، دو روانشناس به نامهای دن آریلی و کلاوس وتن بروک، تحقیقی انجام دادند و در آن تأثیر انواع مختلف ضرب الاجل را بر روی دانشجویان دانشگاه MIT بررسی کردند.
آنها دانشجویان را به دو گروه تقسیم کردند. گروه اول موظف بودند ۳ مقاله بر اساس زمان بندی که برای آنها تعیین شده بود، تحویل دهند. گروه دوم هم باید ۳ مقاله تحویل می دادند اما بر اساس زمان بندی خودشان.
برای گروه دوم چند قانون وجود داشت. اول، باید هر ۳ مقاله را تا آخرین جلسه درسی تحویل می دادند. دوم، باید زمان نهایی تحویل مقاله هایشان را زودتر به استادشان اطلاع می دادند. سوم، اجازه نداشتند تاریخ تحویل
مقاله ها را پس از اعلام کردن تغییر دهند.
سپس آریلی و وتن بروک نشستند تا ببینند نتیجه این آزمایش چه می شود.
آنها انتظار داشتند که دانشجویان گروه دوم جلسه آخر را به عنوان موعد تحویل انتخاب کنند. این کار بیشترین انعطاف پذیری را به آنها می داد؛ چون می توانستند مقاله های خود را زودتر از آن تحویل دهند یا تا آخرین روز
صبر کنند. فقط به خودشان بستگی داشت.
اما این اتفاقی نبود که افتاد. در کمال تعجب، ۷۵٪ دانشجویان گروه دوم موعد زودتری تعیین کردند: یک هفته، چهار هفته، و شش هفته قبل از پایان ترم.
از این یافته می توان چنین برداشت کرد که اکثر دانشجویان گروه دوم فهمیده بودند که اگر فرصتش را داشته باشند اهمال کاری می کنند و نیز چنین می پنداشتند که تعیین موعد زودتر تمایل به پشت گوش اندازی را کمتر می کرد.
اما باز هم، این چیزی نبود که اتفاق افتاد. تعداد زیادی از دانشجویانی که خودشان موعد مقرر را تعیین کرده بودند، دیرتر از آن زمان مقاله هایشان را تحویل دادند.
این دو محقق چنین برداشت کردند که عملکرد افراد به خاطر موعد تعیین شده توسط خود فرد آسیب می بیند. اما وقتی دیگران ضرب الاجل تعیین می کنند، تمایل دارند در سطح بالاتری عمل کنند.
آریلی و وتن بروک تحقیق دیگری انجام دادند که این یافته ها را تأیید کرد. در این تحقیق، اکثر افرادی که خودشان موعد آخر را مشخص کرده بودند، نه تنها کارشان را دیر تحویل دادند، بلکه متوجه بسیاری از ایرادات کارشان نیز نشدند.
بنابراین، اگر تعیین کردن موعد مقرر توسط خودتان ریسک اهمال کاری را از بین نمی برد، پس چه کسی باید آن را وضع کند؟ و چگونه می توانید این افراد را تشویق کنید که به شما کمک کنند؟
چگونه از دیگران بخواهیم برای ما ضرب الاجل تعیین کنند
روشی که برای این کار استفاده می کنید بستگی به شرایطتان دارد. اگر دانشجو هستید، استادتان می تواند زمان بندی دقیق تحویل هر یک از تکالیف و مقاله ها و نیز روز آزمون را مشخص کند. اما اگر استادتان انتظار داشت که با زمان بندی خودتان پیش بروید چه؟
از او بخواهید که این کار را برایتان انجام دهد. به او بگویید که اگر تعیین موعد بر عهده خودتان گذاشته شود، احتمال دارد تحویل کار آن را پشت گوش بیندازید. توضیح بدهید که وقتی فرد دیگری – مثلا استادتان – ضرب الاجل را معین می کند و جریمه هایی برای تخطی از آن در نظر می گیرد، باعث می شود انگیزه پیدا کنید و دست به اقدام بزنید. این کار به نوبه خود کمک می کند که بهره بیشتری نیز از دوره آموزشی ببرید.
درصورتی که مدیر بخشی هستید نیز از همین روش استفاده کنید. اگر رئیستان پروژه هایی را به شما محول می کند و از شما انتظار دارد آنها را بر اساس زمان بندی خود کامل کنید، از او بخواهید که خودش برای شما موعد تحویل مشخص کند. برای وی توضیح دهید که با انجام این کار مسئولیت پذیرتر می شوید و بهتر می توانید کار موردنظر را سروقت به اتمام برسانید.
اگر شما کارآفرین یا آزادکار باشید چه؟ نه استاد و نه رئیسی دارید که شما را موظف نگه دارد. اگر کارآفرین هستید، دنبال شریکی برای جوابگویی به او باشید (درباره این موضوع در راهکار ۱۰: به کسی پاسخگو باشید صحبت خواهیم کرد). اگر آزادکار هستید، از مشتریان خود بخواهید که موعدی (معقول) برای دریافت سفارشهای خود تعیین کنند.
از این راهکار برای جنبههای فردی زندگی نیز می توانید استفاده کنید. مثلاً، فرض کنید مسئول تدارک تعطیلات خانوادگی هستید. از همسر خود بخواهید که مهلتی تعیین کند که در پایان آن بلیت پرواز را خریده باشید، اتاق هتل را رزرو کرده باشید، و برنامه گردشهای روزانه تان را ریخته باشید.
اکثر ما فکر می کنیم می توانیم این کار را به تنهایی انجام دهیم. اما علم می گوید که نباید از کمک دیگران در این زمینه غافل شد. خودتان این راهکار را امتحان کنید. قول می دهم که به شما کمک می کند اهمال کار درونتان را مهار کنید.
راهکار نهم تعلل: از زمان اوج انرژی خود در طول روز نهایت بهره را ببرید
من آدم سحرخیزی هستم. ساعت ۵:۳۰ صبح بیدار میشوم و روتین صبحگاهی ام را انجام میدهم. این روتینها به من کمک میکنند بر روی کارم تمرکز و آن را شروع کنم. فهمیده ام که اول صبح کارایی بیشتری است و احتمال اینکه تعلل کنم کم است. ساعت 3 بعدازظهر سرعتم کندتر میشود و از ۵ بعدازظهر به بعد عملاً به دردنخور میشوم.
ممکن است شما کاملاً با من متفاوت باشید. شاید با صبح دست به گریبان باشید ولی عصر شکوفا شوید. ممکن است زمانی که خلاقیت و کارایی شما از سقف می زند بالا بقیه افراد مانند خود من در حال استراحت و خستگی در کردن باشیم.
مطلب مهم این است که بدانیم سطح انرژی ما بر تمایلمان به پشت گوش اندازی تأثیر می گذارد. پس ارزش آن را دارد که مشخص کنید چه زمانی سطح انرژیتان در اوج است تا از آن زمان بیشترین بهره را ببرید.
چگونه زمان اوج انرژی مان را تشخیص دهیم
انجام این راهکار نیازمند صبر و آزمایش است. اما قول میدهم که نتیجه آن ارزش صرف هر دو را دارد. سه مرحله زیر را اجرا کنید تا متوجه شوید چه زمانی از روز بالاترین سطح انرژی را دارید.
مرحله ۱: صفحه گسترده جدید ایجاد کنید. توصیه من استفاده از Google Sheets است چراکه رایگان و در فضای ابری است به همین دلیل می توانید با هر وسیله ای (لپ تاپ، تبلت، یا گوشی خود به آن دسترسی
داشته باشید.
مرحله ۲: در آن ستون های زیر را ایجاد کنید (از راست به چپ):
- روزهای هفته (شنبه، یکشنبه،…)
- بازه های زمانی یک ساعته (۶ تا ۷ صبح، ۷ تا ۸ صبح،…)
- میزان سطح انرژی (از ۱ تا ۵)
- ادداشت فعالیت ها مانند ناهار، جلسه،… )
مرحله ۳: حواستان به سطح انرژی تان باشد. پس از پایان هر بازه زمانی به آن متناسب با میزان انرژی تان نمره دهید (از ۱ تا ۵).
مرحله سوم را حداقل به مدت ۲ هفته انجام دهید. بعد از این مدت الگوها دستتان می آید. مثلا، متوجه می شوید که از ۶ صبح تا ظهر انرژی زیادی دارید و بعد از ۵ عصر انرژی تان کم می شود. یا ممکن است برعکس باشد:
صبح ها بی رمق هستید و از ۱ ظهر به بعد انرژی تان سر به فلک می کشد.
همچنین ممکن است دریابید که سطح انرژی تان به شدت تحت تأثیر یک سری فعالیت های خاص است. به عنوان مثال، پس از جلسات انرژی تان ته می کشد در حالی که کارهای خلاقانه آن را افزایش می دهد.
هدف این تمرین شناسایی ساعت هایی در روز است که در آنها سطح انرژی تان در بالاترین نقطه قرار دارد. این ساعتها، زمان هایی هستند که باید کارهای سخت یا ناخوشایند را در آن انجام دهید. با این کار احتمال به
تعویق انداختن آنها را کاهش می دهید.
باز هم تکرار می کنم که انجام این تمرین نیازمند صبر و حوصله است. پیگیری سطح انرژی خود ساعت به ساعت از صبح تا شب به مدت ۲ هفته، می تواند سخت و طاقت فرسا باشد. اما راه دیگری نیست که از این بهتر بتوان این اطلاعات را جمع آوری کرد. و زمانی که آنها را بدست بیاورید، قادر خواهید بود درباره زمان بندی انجام کارهایی که به احتمال زیاد آنها را به تعویق خواهید انداخت تصمیم بهتری بگیرید.
راهکار دهم تعلل: به کسی پاسخگو باشید
وقتی قرار باشد به کسی جواب پس بدهیم، احتمال اینکه کارها را به انجام برسانیم بالا می رود. این طبیعت انسان است. ما نمی خواهیم جلوی بقیه افراد کم بیاوریم. برعکس، اگر به دیگران بگوییم می خواهیم کاری انجام دهیم، مایلیم آن انتظار را برآورده کنیم.
مثلاً، فرض کنید به همه اعلام می کنید که قرار است در مدت ۶ ماه رمان خود را بنویسید و منتشر کنید. این اظهار را در وبلاگ و فیسبوک خود اطلاع می دهید. به همکاران خود خاطر نشان میکنید و به دوستان و اعضای خانواده می گویید.
حالا دیگر همه حواسها به شماست. انتظاری در دیگران به وجود آورده اید. اگر وجه تان برایتان مهم باشد، به احتمال زیاد شروع به نوشتن رمان خواهید کرد. نمی خواهید پس از گذشت ۶ ماه به دیگران بگویید که شکست خورده اید. بلکه می خواهید یک نسخه کامل از رمان چاپ شده تان را به آنها نشان دهید و بگویید “مأموریت انجام شد.”
این قدرت پاسخگو بودن است. ما برای جایگاه اجتماعی خود ارزش قائلیم و به هر دری می زنیم تا آن را بهتر و مستحکم تر کنیم.
بنابراین می توانیم از این محرک رفتاری به نفع خود استفاده کنیم تا به کمک آن بر میل اهمال کاری غلبه کنیم. همین اقدام ساده یعنی اعلام اینکه قصد دارید به کار با پروژه خاصی بپردازید، محرکه لازم برای انجام آن را به شما می دهد. اگر در این راه شکست بخوریم، فردی که باید به او به خاطر این قول پاسخگو باشیم ما را سرزنش می کند.
این سناریویی است که اکثر ما از آن گریزان هستیم.
فرض کنید می خواهید لنت ترمز ماشین خود را عوض کنید. اما مشتاق نیستید که ماشین خود را به تعمیرگاه ببرید چون خیلی برایتان زحمت دارد. بنابراین، وسوسه میشوید تا جایی که امکان دارد آن را به تعویق بیندازید، شاید تا زمانی که ترمزهای ماشین به قیژ قیژ کردن بیفتند.
برای اینکه جلوی این وسوسه بایستید، قصد خود را با کسی که مجبورید به او پاسخگو باشید، در میان بگذارید. موعدی تعیین کنید تا مشخص شود تا آن زمان به قول خود عمل کرده اید یا خیر.
مثلا، به همسر خود بگویید که شنبه صبح ماشین را به تعمیرگاه میبرید. اگر برایتان مهم باشد که او درباره شما و اینکه چقدر مایل هستید به قول هایتان عمل کنید چه فکری می کند، همان کاری را انجام خواهید داد که گفته اید.
پاسخگویی به دیگران ما را تحریک می کند دست به اقدام بزنیم. چون از قبول شکست گریزان هستیم. در واقع نفرتمان از این کار است که باعث می شود انگیزه عمل پیدا کنیم.
می توانید از این راهکار برای هر وظیفه یا پروژه ای که احتمال می دهید آن را پشت گوش بیندازید، استفاده کنید. کلید آن این است که رفیقی برای پاسخگویی پیدا کنید که مایل است از شما جواب پس بکشد. کسی را انتخاب کنید که دوستش دارید و به او اعتماد دارید. همچنین اگر شخصی باشد که ذاتا فردی مثبت اندیش باشد که چه بهتر. چون شما رفیقی می خواهید که طرز فکرتان را بهبود ببخشد نه اینکه با منفی نگری شما را پر کند.
شدیدا توصیه می کنم که این راهکار را بکار ببندید. تأثیرگذاری آن را دست کم نگیرید. کاری که فکر می کنید به احتمال زیاد آن را به تعویق می اندازید انتخاب کنید. متعهد شوید که تا روز یا زمان مشخصی آن را انجام می دهید. این تعهد را با یکی از اعضای خانواده، یک دوست، یا همکار که مجبور هستید به وی پاسخگو باشید، نمایشان بگذارید.
احتمالا تعجب خواهید از اینکه ببینید چقدر برای اقدام کردن انگیزه دارید.
راهکار یازدهم درمان تعلل: قدم های کوچک بردارید
انجام کارهای کوچک راحت تر از انجام کارهای بزرگ است. مثلا، مسابقه دو سرعت آسان تر از دو ماراتون است.
نوشتن فقط یک صحنه از رمان راحت تر از نوشتن کل رمان است. رزرو هتل ساده تر از برنامه ریزی از اول تا آخر تعطیلات خانوادگی است.
هرچقدر کار یا پروژهای بزرگتر باشد، همان قدر دلهره آورتر می شود. همین مسئله اراده مان را از توان می اندازد و اقدام کردن را مشکل می سازد.
دوران تحصیل خود را به یاد آورید، زمانی که معلم یا استادتان تکلیف داده بود که مقاله ای بنویسید – شاید خلاصه ای از کتاب، مقاله ای متقاعد کننده، یا انشایی توضیحی. هرچه که بود فرقی نمی کرد، نمای کلی آن پروژه ترسناک به نظر می رسید. انجام آن نیاز به صرف زمان و تلاش بسیاری داشت. باید تحقیق می کردید، نظرات خود را به شکلی منسجم جمع آوری می کردید، و آن را به صورت اثری خوب نوشته و تنظیم شده ارائه بدهید.
فکر کردن به کل این پروژه باعث نگرانی و شاید ناامیدی شما می شد. در چنین وضعی، احتمالا میل به اهمال کاری به سراغتان می آمد. (خود من این کار را بیشتر از آن مقداری که بتوانم بشمارم در مدرسه و دانشگاه انجام دادم).
اما بعد از اینکه اولین گام را برداشتید چه شد؟ وقتی تحقیق خود را آغاز کردید یا اولین جملات را نوشتید چه اتفاقی افتاد؟ شرط میبندم که ناگهان آن پروژه دیگر آنقدر ترسناک نبود و از ظاهرا غیرممکن به ظاهرأ ممکن تبدیل شد.
در ادامه راهکاری مؤثر برای غلبه بر عادت اهمال کاری در اختیارتان می گذارم.
اول، پروژه ها را به اجزای سازنده آن تقسیم کنید. سپس، هر یک از آنها را پروژهای جداگانه در نظر بگیرید. بر روی تکمیل هرکدام تمرکز کنید تا بتوانید یکی یکی آنها را از لیست کارهایتان خط بزنید.
مثلا، فرض کنید می خواهید کل خانه تان را تمیز کنید. به احتمال زیاد چند ساعت زمان می برد و زحمت زیادی باید بکشید، پس وسوسه می شوید که آن را پشت گوش بیندازید. بیایید بجای این کار، آن را به قسمتهای کوچک تقسیم کنیم، اتاق به اتاق. کارهایی که باید انجام دهید به شرح زیر است:
پذیریی
- گردگیری مبلمان
- جاروبرقی
- تمیز کردن کرکرهها و پردهها
- منظم کردن میزها
- غذ خوری
- گردگیری یا جلا انداختن میز نهارخوری
- گردگیری صندلی ها
- جاروبرقی
- طی کشی کف اتاق
- اتاق خوابها
- جاروبرقی
- خالی کردن سطل ها
- گردگیری وسایل
- عوض کردن ملحفهها و روتختی ها
- طی کشی کف
- تمیز کردن وسایل
- تمیز کردن یخچال
- اتاق کار
- گردگیری اثاثیه
- مرتب کردن نامه ها
- جاروبرقی
- تمیز کردن پنجرهها
با شکستن هر پروژه ای به اجزای سازنده اش، دلهره انجام آن پروژه کمتر و مدیریت آن آسان تر می شود. بله، البته که هنوز هم کلی کار هست که باید انجام دهید. این تغییر نکرده است. اما حالا کنترل قوی تری بر وظایف کوچکی که با هم پروژه بزرگتری را می سازند دارید. این به شما حس مداوم تحقق کارها می دهد.
باز هم تأکید می کنم این راهکار مقدار زمان و زحمت لازم برای انجام کار را کم نمی کند. بلکه فقط دید شما را تغییر می دهد تا آن کار به نظرتان دست یافتنی تر برسد و اینکه شاید این همان چیزی باشد که به آن نیاز دارید تا چند قدم اول را بردارید تا به وسیله آن نیروی محرکه لازم برای اتمام کار را بدست آورید.
راهکار ۱۲ درمان تعلل: از کار کسل کننده دوری کنید تا حد امکان)
به نظر من، کار کسل کننده سخت ترین کار دنیاست. همین باعث می شود که به راحتی آن را به تعویق بیندازیم تا به فعالیت ها یا کارهایی برسیم که لذت بخش تر با معنی دار هستند.
پیدا کردن انگیزه برای انجام کار کسل کننده واقعا سخت است. زمانی هم که شروع به انجام آن می کنید، حفظ تمرکز در حین آن دشوار است. شخصا اگر کار کسل کننده ای بیشتر از چند دقیقه وقت مرا بگیرد، ذهنم دیگر آن را رها می کند. البته کار را به اتمام می رسانم اما بدون هیچ علاقه ای. انجام آن هیچ پاداشی برای من ندارد جز اینکه می توانم بالاخره بروم سراغ کار یا پروژه بعدی که جذاب تر است.
شاید شما هم چنین احساسی دارید. اگر اینطور است، پس به احتمال زیاد شما نیز هنگام مواجهه با چنین وظایفی آنها را پشت گوش میاندازید. من که همین کار را می کنم.
بهترین راه حل برای غلبه بر اهمال کاری خود در این موقعیت ها، این است که از آنها دوری کنید. آنها را از لیست برنامه هایتان حذف کنید. اگر نمی توانید از شر آنها خلاص شوید، حداقل به فردی دیگر بسپاریدشان.
مثلا، فرض کنید از اینکه چمن ها را بزنید نفرت دارید. حاضرید بمیرید اما این کار را انجام ندهید، و اگر حق انتخاب داشته باشید تا ابد هم آن را انجام نخواهید داد. در این صورت، چرا آن را به شخص دیگری محول
نمی کنید؟ سفارش دهید تا کسی بیاید و چمن ها را کوتاه کند. اینطوری، کار انجام می شود بدون آنکه مجبور باشید به خودتان انگیزه بدهید تا آن را انجام دهید.
حتی می توانید کار کسل کننده را با کار معنی دار دیگری جابجا کنید.
اجازه بدهید یک مثال از خودم بزنم…
من سال ها می نوشتم از مقاله و گزارش جامع گرفته تا مطالعات موردی و متن تبلیغات برای شرکتهای صنایع گوناگون. بعضی از موضوعات اینقدر دلفریب بودند که خودم بیشتر از آنچه مشتریانم نیاز داشتند درباره شان تحقیق می کردم.
اما بعضی از آنها به شدت کسل کننده بودند و هیچ علاقه ای به آنها نداشتم. درنتیجه، هر وقت می خواستم بنشینم و درباره آنها بنویسم با مقاومت درونی بزرگی روبرو می شدم. گاهی، تا آخرین لحظه آنها را به تعویق می انداختم.
سرانجام فهمیدم که مجبور نیستم چنین کارهایی را بر عهده بگیریم. مدت زیادی طول کشید تا به جایی رسیدم که می توانستم مشتریان خود را انتخاب کنم. بنابراین، تصمیم گرفتم پروژههای کسل کننده را با پروژه هایی که معنای بیشتری برایم داشتند جایگزین کنم.
نتیجه این تغییر جهت شگفت انگیز بود. دیگر هیچ وقت کارهایی که سفارش می گرفتم را به تعویق نمی انداختم. بلکه، با هیجان شروع به کار می کردم و مطالب موردنیاز مشتریان ثابت و جدیدم را می نوشتم. دیدم که این کار برایم پاداش بیشتری به همراه دارد.
اگر زیر بار پروژه های کسل کننده هستید، از خودتان بپرسید آیا میشود آنها را رها کنید یا خیر. اگر نمیشود از شر آنها خلاص شوید یا به کسی دیگر واگذار کنید، میتوانید جایگزینی برایشان پیدا کنید؟ اگر میشود، پس حتماً از این گزینه بهره ببرید. اینطوری خواهید دید که خیلی کم ممکن است کارهای معنی دار را عقب بیندازید.
اگر نتوانید از کارهای کسل کننده دوری کنید چه؟
مسلماً همیشه هم نمیشود از کارهای کسل کننده اجتناب کرد. ممکن است کارهای جزئی بخشی از مسئولیتهای شما باشند. مثلاً، رئیستان از شما انتظار دارد هر هفته گزارش کار ارائه دهید که از صبر و حوصله شما خارج است. نه میتوانید آن را به شخص دیگری واگذار کنید و نه میتوانید رهایش کنید. مجبورید دندان بر جگر بگذارید و تحملش کنید.
یا ممکن است مدرس باشید و تصحیح برگههای دانش آموزان کاری یکنواخت (و دلسردکننده) باشد. اگر مدرس یاری نداشته باشید تا این کار را به او محول کنید، مجبورید خودتان انجامش دهید.
در هر صورت اگر چاره ای جز انجام کار کسل کننده ندارید، راهی پیدا کنید که با آن سرگرم کننده تر شود.
یک راه حل این است که آن را تبدیل به بازی کنید. مثلاً، اگر وظیفه دارید گزارشی خسته کننده برای رئیستان تهیه کنید، ببینید که چقدر سریع می توانید آن را بدون خطا کامل کنید. اگر توانستید رکورد قبلی خودتان را بشکنید، به خود جایزه بدهید.
همچنین می توانید از اپلیکیشن های بازی سازی استفاده کنید تا به شما کمک کنند از پس لیست کارهای کسل کننده بربیایید. چند نمونه از این اپلیکیشن ها را در زیر می بینید:
- Habitica
- LifeRPG
- Task Hammer
- Epic Win
- SuperBetter
این اپلیکیشن ها با این هدف طراحی شده اند که کارهای کسل کننده را سرگرم کننده تر کنند. من خودم از آنها استفاده نمی کنم اما کاربران بسیاری گفته اند که نتایج مثبتی از آنها گرفته اند. شما نیز ممکن است با استفاده از این اپلیکیشن ها کمتر میل به اهمال کاری داشته باشید.
راهکار ۱۳ درمان تعلل: از شر حواس پرتیهای پیرامون خود خلاص شوید
بسیاری از افراد تصور می کنند که عوامل حواس پرتی باعث تعلل میشود. اما برعکس است. ما اول انتخاب می کنیم که اهمال کاری کنیم و بعد دنبال چیزهایی می گردیم که حواسمان را با آنها پرت کنیم.
این تمایز بسیار مهمی است. اگر بتوانیم هر چیزی که باعث حواس پرتیمان میشود را از محیط اطرافمان حذف کنیم، احتمال به تعویق انداختن پروژه ای که در دست داریم بسیار کاهش می یابد.
فرض کنید که می خواهید مقاله ای بنویسید. جاهای مختلفی در خانه تان هستند که می توانید این کار را در آنجا انجام دهید.
یکی از آنها، پذیرایی خانه است. اما مشکل اینجاست که تلویزیون آنجا قرار دارد و هیچ کاری جز تماشای برنامه موردعلاقه تان را ترجیح نمید
جای دیگر، اتاق خواب خانه است. هرچند که تلویزیون ندارد اما کلی اسباب و اثاثیه دارد. محل کاری هم که پر از وسیله باشد کمتر از تلویزیون مایه حواس پرتی نیست.
گزینه دیگر اتاق کارتان است. اینجا هم مثل اتاق خواب تلویزیون ندارد. بعلاوه، تمیز و مرتب است و تقریباً عاری
از هرگونه حواس پرتی. پس، اگر خود را در اتاق کارتان قرنطینه کنید، احتمال کمی هست که بخواهید نوشتن مقاله را پشت گوش بیندازید. از همه اینها گذشته، هیچ چیز دیگری آنجا نیست که بخواهید به آن توجه کنید.
نکته مهمی که باید به خاطر بسپارید این است: هر چه عوامل حواس پرتی در اطرافتان کمتر باشد، احتمال انجام کار در دستتان بیشتر می شود. پس ارزشش را دارد تا جایی که میشود از هر چه حواس پرتی در اطرافمان هست راحت شویم.
تلفنتان را خاموش کنید. محل کارتان را تمیز کنید. اگر در خانه هستید، خانواده تان منع کنید که مزاحم کارتان نشوند. اگر در اداره هستید، به همکارانتان اجازه ندهید بایستند و گپ بزنند. اگر عکسی روی دیوار هست که حواستان را پرت می کند، آن را بردارید. اگر سروصدای اطراف مانع تمرکزتان می شود، از گوش گیر استفاده کنید.
فراموش نکنید ما اول انتخاب می کنیم که تعلل کنیم. سپس دنبال چیزی می گردیم که وقت خالی شده را با آن پر کنیم. از شر عوامل حواس پرتی در پیرامونتان خلاص شوید و تعداد راه در روها را به حداقل برسانید تا درنهایت بتوانید حواس خود را متمرکز کنید. بعد از آن متوجه خواهید شد که توجیه پشت گوش انداختن پروژه | زمانی که هیچ کار دیگری نمی توان کرد، بسیار دشوارتر می شود.
راهکار ۱۴ درمان تعلل: از شر حواس پرتی های دیجیتال راحت شوید
وسایل دیجیتالی که باعث حواس پرتی می شوند درست به اندازه حواس پرتی های محیطی باعث به هم خوردن تمرکز می شوند. در حقیقت، حتی گاهی بدتر هم هستند. آنها طراحی شده اند تا شما را در خود غرق کنند و توجه شما را تحت کنترل خود بگیرند.
مثلا اینستاگرام را در نظر بگیرید.
این شبکه اجتماعی، حواس پرتی موردعلاقه اکثر اهمال کارهای دنیا است. کارشناسان تخمین می زنند که این سایت سالانه مسئول صدها میلیارد دلار خسارت در بخش تولید است. این رویداد اتفاقی نیست.
اینستاگرام طراحی شده تا شما را به قلاب بیندازد و کاری کند که مدام به آن سر بزنید. طراحی شده تا شما را معتاد خودش کند.
نیر ایال، مدرس مدرسه ی عالی کسب و کار استنفورد، درباره آن چنین می گوید:
آنچه که اینستاگرام می خواهد با آن پیوند ایجاد کند زمانهایی است که کسل می شوید و یا چند دقیقه وقت دارید. ما می دانیم که، از لحاظ روانشناسی، کسل شدن آزاردهنده است. هر وقت احساس کسلی می کنید، هر وقت تنها چند دقیقه وقت اضافه دارید، اینستاگرام مثل مرهمی بر آن درد عمل می کند.
اگر شما یک اهمال کار دائم باشید، این مسئله مشکل به حساب می آید. حواس پرتیهایی چون اینستاگرام دائماً شما را اغوا میکنند تا هر کاری که دارید انجام میدهید را کنار بگذارید و در عوض خوشنودی آنی که آنها به همراه دارند را انتخاب کنید. به همین دلیل است که این نوع حواس پرتیها گاهی تأثیرشان از حواس پرتیهای محیطی بیشتر است و از آنها جلو می زنند. آنها طوری تنظیم شده اند که فریبنده باشند.
مثلاً، گوشیمان یکی از همراهان همیشگی ما شده است که هر چند دقیقه یکبار تمرکز ما را با پیام یا ایمیلی جدید به هم میزند. سایتهای شبکه اجتماعی از فیسبوک و توییتر گرفته تا اینستاگرام و پینترست، پیوسته ما را وسوسه می کنند که کار خود را کنار بگذاریم و با دوستان خود به تعامل بپردازیم. اینترنت لیست تمام نشدنی از دلایل به ما می دهد که بخواهیم به خاطر آنها اهمال کاری کنیم، از عنوان خبرها گرفته تا ویدئوهای یوتیوب.
وقتی این حواس پرتیهای دیجیتال همیشه حضور دارند و با سماجت توجه شما را به سمت خود می کشند، تنها راه چاره این است که تدبیری بیندیشیم و جلوی آنها را بگیریم.
بسیاری از افراد خود را متقاعد می کنند که می توانند آنها را تحمل کنند و حتی نادیده شان بگیرند. اما شواهد نشان میدهد که چنین تصوری فقط توهم است حداقل در مورد بعضی افراد. در تحقیقی توسط تیموتی پیچل، نویسنده کتاب حل معمای تعویق، مشخص شد که ۴۷٪ زمانی که افراد به صورت آنلاین می گذرانند برای به تعویق انداختن کارها است.
این عدد هشداردهنده است.
با در نظر گفتن این یافته، توصیه میکنم کلا حواس پرتیهای دیجیتالی را حذف کنیم تا اینکه صرفاً تلاش کنیم آنها را نادیده بگیریم.
مثلا، هر وقت با کامپیوتر کار می کنید، اینترنت آن را قطع کنید. اگر لازم است درباره چیزی در اینترنت جستجو کنید، روند کار خود را با وصل شدن به اینترنت قطع نکنید. در عوض، آن را یادداشت کنید و به کارتان ادامه دهید. وقتی به جایی رسیدید که می توانید با خیال راحت کار را متوقف کنید، آن اطلاعاتی که لازم داشتید را جستجو و جای خالی آنها را پر کنید.
اگر امکان قطع کردن اینترنت را ندارید، از اپلیکیشن های مسدود کننده سایت مثل ,SelfControl Freedom یا StayFocusd استفاده کنید. با این اپلیکشین ها می توانید مدت زمانی را که می خواهید در طی آن دسترسیتان به یک سری وب سایت های خاص قطع شود، تعیین کنید. معتاد اینستاگرام هستید؟
آن را به لیست سایت های مسدود شده تان اضافه کنید. هر کاری می کنید نمی توانید از cnn.com دور بمانید؟ مسدودش کنید. سخت است که از Reddit دوری کنید؟ آن را توی لیست بگذارید.
در این صورت وقتی لازم است درباره مطلبی جستجو کنید، می توانید این کار انجام دهید بدون آنکه نگران باشید مبادا بعد از یک ساعت ببینید که دارید وقت خود را در سایت موردعلاقه تان تلف می کنید.
در مقابل وسوسه چک کردن ایمیل در طول روز ایستادگی کنید. مثلا، پنجره ایمیلتان را در مرورگر خود باز نگه ندارید. یا اگر مجبور هستید که تلفن خودتان را هنگام کار روشن بگذارید (برای اینکه شاید منتظر تماس مهمی هستید)، زنگ هشدار دریافت ایمیل جدید را خاموش کنید.
همین کار را برای پیام ها نیز انجام دهید. البته ایده آل این است که تلفنتان را حین کار کردن خاموش کنید تا صدای زنگ پیام جدید را نشنوید و وسوسه نشوید که کارتان را رها کرده آن پیام را بخوانید. اما اگر باز هم مجبورید آن را روشن نگه دارید، زنگ هشدار را کلا قطع کنید.
با اجرای اقدامات گفته شده، قادر خواهید بود در آرامش کار کنید و دیگر به خاطر وسایل دیجیتالی مدام حواستان پرت نشده و کارتان قطع نمی شود. نتیجه آنکه، کمتر میل دارید کارها یا پروژه های در دست را به
تعویق بیندازید.
راهکار ۱۵: از روش زمان بندی استفاده کنید
من طرفدار زمان بندی هستم. زمان بندی سیستم گردش کاری شبیه تکنیک پومودورو ( Pomodoro Technique) است اما از آن انعطاف پذیری بسیار بیشتری دارد.
ببینیم چگونه کار می کند:
اول، کارها را بر اساس نوع آنها و مقدار زمان لازم برای انجامشان دسته بندی کنید. مثلا، بعضی از کارها ممکن است شامل نوشتن یا تحقیق کردن باشند. برخی دیگر مثل پرداخت قبوض شامل اقداماتی ساده و تکراری هستند.
دوم، برای تکمیل هر یک از آن کارها (یا گروهی از آنها مقدار زمان موجهی تعیین کنید.
سوم، جدول با بازه های زمانی ایجاد کنید که در طی آنها بدون مزاحمت مشغول انجام کارها می شوید.
فرض کنید می خواهید گزارشی بنویسید. با خود حساب می کنید که ۴ ساعت برای انجام آن نیاز دارید.
۴ ساعت کار مستلزم کی تلاش است درنتیجه احتمال دارد وسوسه شوید آن را پشت گوش بیندازید. به همین
خاطر بیایید آن کار را به بخشهای زمانی کوچک تری که مدیریتش راحت تر است تقسیم کنیم. مثل این:
- نوشتن به مدت ۴۵ دقیقه
- استراحت برای ۱۵ دقیقه
- نوشتن به مدت ۴۵ دقیقه
- استراحت برای ۱۵ دقیقه
- نوشتن به مدت ۴۰ دقیقه
- استراحت برای ۱۰ دقیقه
- نوشتن به مدت ۴۰ دقیقه
- استراحت برای ۱۰ دقیقه
- نوشتن به مدت ۳۵ دقیقه
- استراحت برای ۵ دقیقه
- نوشتن به مدت ۳۵ دقیقه
- جشن برای تمام کردن مقاله
وقتی کار بزرگی به قطعه های زمانی کوچک تر تبدیل می شود، کمتر ترسناک به نظر می رسد. بعلاوه، نوید استراحت های منظم بین هر بازه زمانی، باعث می شود آن کار خوشایندتر و شدنی تر به نظر برسد.
خود من از اینکه بخواهم ۴ ساعت متوالی بنشینم و گزارشی بنویسم وحشت می کنم. اما ۴۵ دقیقه نوشتن و بعد ۱۵ دقیقه استراحت کردن؟ ۴۰ دقیقه نوشتن و بعد استراحت ۱۰ دقیقهای؟ خب این اصلا هم مشکل نیست.
پس اینطوری کار انجام می شود.
به ساعت دیواری متکی نباشید. وقتی بر اساس بازه های زمانی کار می کنید، توصیه می کنم از تایمر استفاده کنید. یک تایمر معمولی هم باشد کافی است. شاید ترجیح بدهید که از گوشی خود در این زمینه کمک بگیرید، در اینصورت مواظب حواس پرتی هایی که تلفنتان به همراه دارد – مثل زنگ دریافت ایمیل، پیام و سایر شبکه های اجتماعی باشید.
تایمر را روبروی خود بگذارید. آن را به مدت بازه زمانی که برای کار بعدی در نظر گرفته اید تنظیم کنید (مثلا ۴۵ دقیقه). سپس شروع به کار کنید تا تایمر به نشانه پایان بازه زمانی زنگ بخورد. تا زمانی که که تایمر زنگ نخورده کار را متوقف نکنید.
• نوشتن به مدت ۳۵ دقیقه
• جشن برای تمام کردن مقاله
وقتی کار بزرگی به قطعه های زمانی کوچک تر تبدیل می شود، کمتر ترسناک به نظر می رسد. بعلاوه، نوید استراحت های منظم بین هر بازه زمانی، باعث می شود آن کار خوشایندتر و شدنی تر به نظر برسد.
خود من از اینکه بخواهم ۴ ساعت متوالی بنشینم و گزارشی بنویسم وحشت می کنم. اما ۴۵ دقیقه نوشتن و بعد ۱۵ دقیقه استراحت کردن؟ ۴۰ دقیقه نوشتن و بعد استراحت ۱۰ دقیقهای؟ خب این اصلا هم مشکل نیست.
پس اینطوری کار انجام می شود.
به ساعت دیواری متکی نباشید. وقتی بر اساس بازه های زمانی کار می کنید، توصیه می کنم از تایمر استفاده کنید. یک تایمر معمولی هم باشد کافی است. شاید ترجیح بدهید که از گوشی خود در این زمینه کمک بگیرید، در اینصورت مواظب حواس پرتی هایی که تلفنتان به همراه دارد – مثل زنگ دریافت ایمیل، پیام و سایر شبکه های اجتماعی باشید.
تایمر را روبروی خود بگذارید. آن را به مدت بازه زمانی که برای کار بعدی در نظر گرفته اید تنظیم کنید (مثلا ۴۵ دقیقه). سپس شروع به کار کنید تا تایمر به نشانه پایان بازه زمانی زنگ بخورد. تا زمانی که که تایمر زنگ نخورده کار را متوقف نکنید.
راهکار ۱۶: کارهای غیرضروری را تا حد امکان حذف کنید
همان طور که قبلا اشاره شد، وقتی انتخاب های زیادی داشته باشیم احتمال اینکه اهمال کاری کنیم بیشتر می شود. به این مبحث در بخش ۱: چرا تعلل می کنیم (گزینه هایی که نوید خوشنودی آنی بیشتری می دهند)| پرداختیم. اما در آن بخش فقط درباره عوامل حواس پرتی مثل شبکه های اجتماعی، يوتيوب، و تلویزیون صحبت
کردیم.
کارهای دیگر نیز هستند که همینقدر باعث حواس پرتی می شوند. مثلا اگر مجبور باشیم بین یک کار دشوار و یک کار آسان یکی را انتخاب کنیم، اکثرمان مایلیم که دومی را انجام دهیم.
حتما شما هم چنین تجربه ای داشته اید. بدون شک وقتی لیست کارهای در دست اقدامتان را مرور می کردید، جذب کارهایی می شدید که به نسبت به زمان و انرژی کمتری نیاز داشتند. خود من اینقدر این را انجام داده ام که حسابش از دستم خارج شده است.
اینطوری، کارهای ساده ما را تحریک می کنند تا کارهای دشوار را به تعویق بیندازیم.
چنین کارهایی گاهی قابل اجتناب نیستند. البته نیازی نیست فورا به آنها بپردازید، اما به هر حال باید در یک زمانی در طول روز انجامشان دهید. مثلا، شاید نیاز باشد با یک مشتری تماس بگیرید، به معلم فرزندتان ایمیل
بزنید، یا قبض های این ماه را پرداخت کنید. این کارها نیاز به توجه دارند، ولی نه به توجه فوری. به همین خاطر می توانید آنها را در تقویم روزانه تان بنویسید و بر اساس اولویت به آنها رسیدگی کنید.
کارهای دیگری هستند که کاملا غیرضروری هستند و هیچ کمکی در رسیدن شما به اهدافتان نمی کنند. در
اینصورت، چیزی جز اتلاف وقت و انرژی نیستند.
احتمالا تاب حال به این مشکل برخورده اید. تاکنون شده لیستی از کارها تهیه کنید و بعد ببینید اینقدر طولانی است که امکان ندارد بتوانید تمام آنها را انجام دهید؟ یا تابه حال شده به لیست خود نگاه کنید و از خود بپرسید که اصلا چرا بعضی از آنها را نوشته اید؟
من قبلا مرتب به این مشکلات بر می خوردم. سالها پیش، لیست کارهایم با توجه به محتوایش مرتب نبود. آنها فقط فهرستی گسترده از کارهایی بودند که هر وقت به ذهنم می رسیدند یادداشتشان می کردم. تعداد زیادی از آنها اصلا مهم نبودند. خیلی راحت می توانستم آنها را از لیست پاک کنم اما هیچ وقت متوجه نشدم.
این کارهای غیر ضروری به دهان اهمال کار درونم مزه می داد و برایش خوشایند بود چراکه این مدل کارها اغلب ساده بودند و به زمان و انرژی کمی نیاز داشتند. به همین دلیل مدام کارهای سخت تر و مهم تر را عقب می انداختم تا به این کارهای کم اهمیت برسم. یک جور طفره رفتن بود. |
سرانجام ساختار لیست کارهایم را به دقت بازبینی کردم. یکی از معیارهای اصلی ام هنگام این بازبینی این بود که هرگز اجازه ندهم کارهای کم اهمیت در لیست روزانه ام ظاهر شوند. همچنین لیستم را در طول روز مجددا
بررسی می کردم و به دنبال آن کارهایی می گشتم که دیگر انجام آنها ضرورتی نداشت و بدون هیچ مشکلی
میشد آنها را حذف کرد.
پس از آن اتفاق جالبی افتاد. اول، اندازه لیست کارهایم آب شد، از چندین قلم کار به کمتر از هفت تا تبدیل شد. دوم، و مهمتر از همه، این کاهش چشمگیر باعث شد گزینههای کمتری برای توجیه به تعویق انداختن کارهای سخت در دست داشته باشم.
لیست کارهای در دست اقدامم این روزها حتی کوچکتر هم شده است. همانطور که در راهکار ۶: لیست کارهای روزانه تان را کوتاه کنید، اشاره کردم، در حال حاضر لیستهایی دارم که فقط سه قلم کار در آنها گنجانده شده است. این اقدام تأثیر بسیار مشخصی بر روی اهمال کار درونم گذاشته است. وقتی با تعداد کمی کار مواجه هستم، نمی توانم هیچ توجیهی برای اتلاف وقت برای کارهای غیرضروری پیدا کنم.
بنابراین توصیه میکنم هرروز صبح لیست کارهای روزانه تان را بررسی کنید. ببینید چه کارهایی هستند که تأثیر ناچیزی بر رسیدن شما به اهدافتان دارند. آنها را حذف کنید. با این عمل، لیست خود را از شر کارهایی که فقط سعی دارند شما را اغوا کنند تا کارهای مهمتر و بااهمیت تر را به تعویق بیندازید راحت کنید.
راهکار ۱۷: فقط روی یک کار تمرکز کنید
اکثر ما چند کار را هم زمان با هم انجام می دهیم. مثل شعبده بازها که چند توپ را در هوا این دست و آن دست می کنند، ما نیز چند کار را باهم دست می گیریم چون باور داریم که از این راه کاری بیشتری انجام می دهیم.
تقریبا همه می دانیم که انتظار چنین نتیجه ای غیرواقع بینانه است. انجام چند کار همزمان تمرکزمان را کم می کند و میزان کارایی مان را کاهش می دهد.
دلیل دیگری که به خاطر آن باید این عمل را ترک کنیم این است که باعث می شود تمایل بیشتری برای اهمال کاری داشته باشیم. کلنجار رفتن با چندین کار و پروژه به صورت همزمان سبب می شود احساس کنیم کلی کار داریم انجام می دهیم. ما طعم این حس دستیابی به چندین دستاورد را دوست داریم. اما مشکل اینجاست که این احساس توهمی بیش نیست. ما خودمان را با کارهای ناچیز مشغول نگه می داریم اما از کارهای مهم تر چشم پوشی می کنیم – یا حتی بدتر عمدا آنها را نادیده می گیریم.
به عبارتی دیگر، چندکاری اغلب نوعی اهمال کاری است.
Medium.com نوشته است، ارائه بهترین توصیف را کلی شیرکی، نویسنده اجتماعی، در مقاله ای که برای داد. وی چنین می گوید:
“مردم اغلب شروع به چند کاری می کنند چون باور دارند این عمل به آنها کمک می کند تا تعداد کار بیشتری را | به انجام برسانند. نه تنها چنین دستاوردی هرگز حاصل نمی شود؛ بلکه راندمان کار نیز افت می کند. با این حال، باعث می شود فرد از لحاظ احساسی اغنا شود. (انجام چند کار همزمان حس لذت اهمال کاری را جابجا و آن را به زمان انجام منتقل می کند.) ”
جمله آخر ارزش آن را دارد که یک بار دیگر تکرار شود. “انجام چند کار همزمان حس لذت اهمال کاری را جابجا و آن را به زمان انجام کار منتقل می کند.”
این اثر وسوسه انگیز به شدت رفتارمان را تحت تأثیر قرار می دهد. توهم اینکه داریم کاری مفید انجام می دهیم ما را با پر از احساسات مثبت می کند. وقتی فکر می کنیم داریم کارهای زیادی را به اتمام می رسانیم از لحاظ احساسی اغنا می شویم. این احساسات ما را ترغیب می کنند که هر کاری که چنین حسی را برمی انگیزد تكرار کنیم.
بنابراین به روال انجام چند کار همزمان ادامه می دهیم. به همین دلیل است که غلبه بر عادت اهمال کاری بسیار دشوار است. اما اگر واقعا می خواهید آن را متوقف کنید، باید افسار آن را به دست بگیرید، چون این دو عادت – به تأخیر انداختن کارها و انجام چند کار همزمان – درهم پیچیده شده اند.
چگونه فقط بر یک کار تمرکز کنیم
ایجاد عادت تمرکز بر یک کار، مانند ایجاد هر عادت دیگری است. پس در طول ایجاد آن نسبت به خودتان صبور باشید. گام های کوچک بردارید و آهسته آهسته آن را در طول زمان در خود پرورش دهید.
اول، اگر هنوز آن را انجام نداده اید، شدیدا توصیه می کنم از تهیه لیست کارهای روزانه شروع کنید. به حافظه خود اعتماد نکنید. هر کاری که نیاز به توجه شما دارد را یادداشت کنید. هر چه کمتر، بهتر چون همان طور که قبلا هم گفتیم، اینگونه گزینه هایتان کمتر و در عوض تمرکزتان بیشتر می شود.
دوم، کارهایی که لیست کرده اید را اولویت بندی کنید. از هر روشی که ترجیح می دهید می توانید این کار را | انجام دهید: با اعداد (۳، ۲، ۱)، با حروف (الف، ب، ج)، یا با گزینه های اولویت بندی در اپلیکیشن مدیریت کارها.
سوم، کارهایتان را از شب قبل اولویت بندی کنید. اینطوری دیگر روز بعد که قرار است آنها را انجام دهید وقتتان تلف نمی شود. تنهای کاری که لازم است بکنید این است که نگاهی به لیستتان بیندازید، کارهای اولویت دار را شناسایی کنید، و تمرکزتان را بر روی آنها بگذارید و سپس سراغ کارهای کم اهمیت تر بروید.
چهارم، محیط کارتان را عاری از هر گونه حواس پرتی کنید، چه محیطی و چه دیجیتال به این مبحث در راهکارهای ۱۳ و ۱۴ پرداخته ایم.
پنجم، جدول برنامه خود را بر اساس بازه های زمانی تقسیم بندی کنید (مراجعه کنید به راهکار ۱۵). تعیین بازه های زمانی مشخص شما را ترغیب کند که حواستان را فقط بر روی یک کار بگذارید.
ششم، اگر مدام وسوسه می شوید که چند کار آنلاین را به صورت همزمان انجام دهید، تمام پنجره های باز مرورگر به جز یکی از آنها را ببندید. با این کار کمتر در معرض جریان بی پایان حواس پرتی های موجود در اینترنت قرار می گیرید.
هفتم، هر بار که از یک کار به کاری دیگر می چرخید – یعنی همان انجام چند کار همزمان – ببینید که بهای این گسستگی چقدر است. این بها به هزینه های تغییر معروف است که می تواند تأثیر ویران کننده ای بر کارایی شما داشته باشد.
به یاد داشته باشید که انجام فقط یک کار نوعی عادت است. بهترین راه ماندگار کردن این است که آن را کم کم در خود به وجود آورید. این روش مخصوصا برایتان مفید است اگر، مانند اکثر افراد، در تمام زندگی خود عادت داشته اید چند کار را همزمان انجام دهید. بنابراین وقت بگذارید، نسبت به خود صبور باشید، و از لغزشهای گاه و بی گاه خود بگذرید. مزیت ایجاد چنین عادتی این است که از اینکه تمرکزتان افزایش یافته، کارایی تان بیشتر شده، و کمتر میل به اهمال کاری دارید لذت می برید.
راهکار ۱۸: از شر خودگویی منفی خلاص شوید
خودگویی همان صحبت های درونی است که درباره خودتان می گویید. این خودگویی چنان بر تصورتان نسبت به خود تأثیر می گذارد که گاهی چیزهایی را باور می کنید که اصلا حقیقت ندارند.
مثلا، ممکن است مدام به خود بگویید که شما شکست خورده هستید پس باور دارید که هر کاری که انجام می دهید لاجرم به شکست منتهی می شود. توصیف خودتان به عنوان شکست خورده قطعأ تصویر ناعادلانه و نادرستی است. وقتی چنین دیدگاه نافذی نسبت به خود دارید که حتی به چالش هم کشیده نشده است، نهایتا شما را متقاعد می کند که هر پروژه ای که در دست بگیرید به ناکامی می انجامد.
بدین صورت میل به تعلل افزایش می یابد. اما از آن طرف هیچ کسی هم از طعم دورنمای شکست خوشش نمی آید. ما ذاتا از آن دوری می کنیم، حتی اگر قرار باشد پروژه هایی را که معتقدیم سرانجامی جز شکست ندارند را تا آخر عمر به تعویق بیندازیم.
خودگویی منفی به شکل های مختلفی ظاهر می شود. واضح ترین شکل آن انتقاد از خود است. وقتی در زمینه هایی به مقایسه خود و دیگران آن هم به طرز نامطلوبی می پردازیم و آنها را بالاتر از خود می بینیم، خود را به خاطر کاستی های فرضی شدید، سرزنش می کنیم. با این عمل به عزت نفس خود مشت می کوبیم و چنان آن را در هم میشکنیم که مشکل می شود بعد از آن دست به اقدام زد.
نگرانی مداوم نیز یکی دیگر از اشکال خودگویی منفی است. ما بیش از حد زمان و انرژی خود را صرف کشمکش بر سر باورهای نادرستی که ساخته و پرداخته خودمان است یا بر سر مسائلی خارج از کنترلمان است می کنیم. بدترین اتفاق ممکن را پیش بینی می کنیم. پس تعجبی هم ندارد که شخصی که پیوسته نگران است، امور را به تعویق می اندازد.
علاوه بر موارد بالا، کمال گرایی نیز نوعی خودگویی منفی است. هر چیزی که کمتر از عالی باشد را غیرقابل قبول می دانیم. در عین حال، می دانیم که به عنوان انسان خواه ناخواه دارای کاستی هایی هستیم. اما تعهد به استاندارهای غیر ممکن ما را از اقدام کردن منع می کند.
حالا که خودگویی منفی چنین تأثیر عمیقی بر رفتارمان می گذارد، لازم است هر زمان بروز کرد آن را سرکوب کنیم.
اول، آن حوزه هایی از زندگی تان را که عادت دارید در آنها خودگویی منفی داشته باشید شناسایی کنید. مثلا ممکن است این اتفاق همیشه زمانی بیفتد که به روابط خود با دوستانتان فکر می کنید. یا ممکن است خودتان را با افکار منفی در رابطه با خوش اندام شدنتان سرگرم کنید. یا بار خودگویی منفی را در ارتباط با عملکرد
شغلی تان بر دوش خود حمل کنید.
دوم، یاد بگیرید که خودگویی منفی را در همه اشکالش بشناسید. به عنوان مثال، دفعه بعد که اتفاق بدی رخ داد و شما مثل همیشه خود را سرزنش کردید، آن را نوعی خودگویی منفی ببینید. اگر می خواهید کاری شروع کنید و بی درنگ منتظر هستید که بدترین اتفاق رخ دهد، آن را نیز خودگویی منفی در نظر بگیرید.
سوم، هر زمان که افکار منفی درباره خودتان به سراغتان آمد، آن را بر طبق واقعیت تفسیر کنید. مثلاً، فرض کنید انجام پروژه ای را مدام عقب می اندازید چون معتقدید که درهرصورت دستاوردی غیر عالی خواهد داشت. در چنین موقعیتی به خودتان یادآوری کنید که هیچکسی کامل نیست. بعلاوه، حتی کاری که کاستی دارد هم می تواند از سطح انتظارات همه بالاتر باشد.
این نوع پاسخ را به صورت عادتی در خود به وجود آورید تا خودش خودبه خود به گفتگوی درونی منفی جواب می دهد.
چهارم، اطراف خود را با افراد حامی پر کنید. مثلاً، اگر گرفتار کمال گرایی هستید، خوب است دوستی داشته باشید که به شما بگوید هیچکس انتظار ندارد کامل باشی. فقط تمرکز کن و به توانایی ات اعتماد کن. مطمئنم که اینطوری کار فوق العاده ای انجام خواهی داد.
حذف خودگویی منفی یک شبه اتفاق نمی افتد. قطعاً زمان میبرد. اما اگر هر فکر منفی که درباره خودتان به سرتان می زند را به چالش بکشید، متوجه میشوید که این کار کم کم آسان تر و آسانتر میشود. در طی همین مدت، افکارتان مثبت تر میشود، نسبت به تواناییهایتان خوشبینتر میشوید، و به تدریج میلتان برای اقدام کردن افزایش می یابد.
راهکار ۱۹: گزینههایتان را به یک گزینه محدود کنید
این راهکار و راهکار ۱۶: کارهای غیرضروری را تا حد امکان حذف کنید به هم مربوط هستند. اما اینجا، قرار نیست صرفاً بر پاکسازی لیستتان از کارهای جزئی تمرکز کنیم. بلکه قصد داریم رویکرد پرقدرت تری را پیش
بگیریم.
ابتدا، لازم است نقش انتخاب را در زندگی خود بشناسیم. اکثر ما آزاد هستیم که وقت خود را هر طور که مایل هستیم بگذرانیم. چه وقت خود را برای استراحت در خانه صرف کنیم و چه برای کار در اداره، درهرحال تعداد انتخابها اینقدر زیاد است که هیچ رقابتی برای جلب توجه ما وجود ندارد. بعضی از این گزینهها خوشنودی آنی به ارمغان می آورند و باعث میشوند وسوسه شویم تا کارهای مهمی را که خوشنودی کمتری در حال حاضر به همراه دارند به تعویق بیندازیم.
فرض کنید که دارید آنلاین کار می کنید. یکی از وظایف اولویت دار شما این است که مقالهای مرتبط با شغلتان را بخوانید. آن مقاله چنان طولانی و اشباع از اطلاعات است که با اطمینان میتوان گفت خواندن آن به زمان و تلاش زیادی نیاز دارد.
اگر شما هم مثل من باشید، بدون شک چندین پنجره در مرورگرتان باز است که هر یک از آنها در حکم گزینه ای هستند که حواس شما را از کار اصلی پرت می کنند. در این سناریو، مقاومت در برابر وسوسه که مطالعه آن مقاله را عقب بیندازید تا در عوض مطالبی را بخوانید که خوشنودی سریع تری به همراه دارند، بسیار سخت است.
راه حل این مسئله حذف تمام گزینههای نامربوط به کار در دستتان است. در این مثال، باید تمام پنجره های باز به جز پنجره ره مقاله مربوطه را ببندید.
مثال دیگر:
فرض کنید در دفتر کارتان و در حال آماده سازی ارائه ای مهم هستید. اما مشکل اینجاست که چون این کار، کار سختی است احتمال بیشتری هست که حواستان پرت مسائل دیگر شود. گزینههای دیگری هستند که بتوانید با آنها وقت خود را بگذرانید، از جمله چک کردن ایمیل، گوش کردن به پیغامهای صوتی، حضور در جلسه آتی، یا رفتن به اتاق همکار برای گپ زدن.
تمام این گزینهها به منزله توجیهی برای به تعویق انداختن آماده سازی ارائه است. اما هیچ کدام از آنها به اندازه آن اولویت بالایی ندارند.
راه حل این مشکل برداشتن یک مداد و کاغذ، و قرنطینه خودتان در اتاق کنفرانس است. کامپیوتر و گوشی خودتان را همراه خود نبرید. اینطوری عوامل حواس پرتیتان حذف میشوند تا تمام تمرکزتان معطوف ارائه تان باشد. وقتی هیچ چاره ای جز انجام کار پیش رویتان نداشته باشید، قطعاً سخت می توانید آن را به تعویق بیندازید.
هر زمان که امکانش بود تعداد کارهایتان را اینقدر کم کنید تا به یک عدد برسد – در بهترین حالت، همان مهم ترین کار موجود در لیست. سپس، بازه های زمانی مشخصی تعیین کنید تا در طی آنها ۱۰۰٪ حواستان جمع انجام کار باشد.
این بخش را با داستان جالبی که از ویکتور هوگو، نویسنده مورد تحسین فرانسوی، آموختم تمام می کنم. او نیز گرفتار اهمال کاری بود. وی بیشتر آثارش را در پاریس، شهری مملو از میکده، کافه، پارک، و مسیرهای پیاده روی، نوشته است. این وسوسه ها مدام او را اغوا می کردند تا کارش را کنار بگذارد.
هوگو فهمید که این بیرون رفتنها اثری منفی بر بهر دوری نگارشش دارد. بنابراین چارهای اندیشید. هر روز خودش را اتاق کارش محبوس می کرد، لباسهایش را در می آورد و از خدمتکارش می خواست آنها را جایی مخفی کند. بعدا در زمانی مشخص که تقریبا مطمئن شده بود کار آن روزش را تمام کرده است، به خدمتکارش دستور می داد لباسهایش را برگرداند.
او با تحویل لباسهایش، گزینه هایش را حذف می کرد. خودش را مجبور می کرد در اتاق کارش بماند تا زمانی که مطمئن شود به اندازه ای که برای آن روز لازم بوده نوشته است.
فکر می کنم او به مطلب مهمی پی برده بود.
دفعه بعد که متوجه شدید دارید تعلل می کنید، تمام گزینه های نامربوط به کاری که آن را به تعویق می اندازید از بین ببرید. وقتی فقط با یک گزینه تنها بمانید، می فهمید که شروع آن به مراتب آسان تر می شود.
راهکار ۲۰: بررسی کنید ببینید چرا کارها را به تعویق می اندازید
در بخش ۱: چرا تعلل می کنیم، چندین و چند علت به تعویق انداختن کارها را بررسی کردیم. البته همه آنها ممکن است در مورد شرایط شما صدق نکند اما قطعا چند تایی از آنها را قبول دارید.
فقط اینکه بدانیم چرا افراد کارها را پشت گوش می اندازند کافی نیست. واجب است که هر کسی جرقههای تحریک کننده خودش را شناسایی کند. تنها در این صورت است که می توانید برای غلبه بر آنها اقدامی قاطعانه انجام دهید.
مثلا، آیا از شکست می ترسید؟ یا از پیروزی ترس دارید؟ هر یک از اینها راه چاره خودش را دارد.
یا شاید بیشتر هنگامی کارها را پشت گوش میاندازید که احساس از پاافتادگی یا کسلی می کنید (دو تا از محرکهای رایج). هر کدام از این موانع راه حل متفاوتی – یعنی درمان کاملا متفاوتی ایجاب می کنند.
ممکن است آستانه تحمل ناملایمات در شما پایین باشد که همین مسئله سبب می شود هنگامی که شرایط مطابق میلتان پیش نمی رود فلج شوید، هرچند که هیچ گاه مشکلی در تصمیم گیری برایتان به وجود نیاورده است. شاید هم کاملا برعکس باشد. یعنی می توانید سختی زیادی تحمل کنید اما همیشه تصمیم گیری برایتان مشکل بوده است. شیوه بهبود هر یک با دیگری فرق دارد.
در بخش ۱: چرا تعلل می کنیم، عوامل دردسرساز خودم را بیان کردم. به این موضوع اشاره کردم که در گذشته کمال گرایی مانع بزرگی برای من بود. همچنین گفتم که از امتحان چیزهای جدید نفرت داشته ام. بعلاوه، قبلا آستانه تحملم در مقابل ناملایمات پایین بود.
واقعا لازم بود که این محرکها را که درواقع موانع سر راهم بودند، پیش از آنکه قدمی برای حل آنها بردارم شناسایی کنم. به همین دلیل اصرار دارم شما نیز دلایل اهمال کاری خود را پیدا کنید.
چگونه محرکهای خود را شناسایی کنیم
به همین راحتی نمی توان گفت حواستان به سرنخهایی باشد که باعث می شوند تحریک شوید رفتار خاصی از خود بروز دهید. به همین خاطر، توصیه می کنم محرکهایتان را همین طور که بروز پیدا می کنند زیر نظر داشته باشید. به این صورت که به مدت حداقل ۲ هفته آنها را ردیابی کنید. |
روش کار اینگونه است:
هر زمان که احساس کردید می خواهید اهمال کاری کنید، توقف کنید و وضعیت ذهنی خود را ارزیابی کنید. از خود بپرسید که چه چیزی در آن لحظه مانع اقدام کردنتان شده است. اگر می خواهید بدانید از کجا شروع
کنید، لیست ارائه شده در بخش ۱ را مرور کنید.
وقتی این محرکها را شناسایی کردید، آنها را یادداشت کنید. توجه داشته باشید که ممکن است بیش از یکی باشند. در این صورت، تمام آنها را بنویسید.
بعد از گذشت ۲ هفته، خواهید دید که الگوها در می آیند. مثلا، ممکن است متوجه شوید بیشتر به خاطر تنبلی کارها را عقب می اندازید. یا شاید چون استانداردهای بالا و غیرواقع بینانه برای خود تعیین کرده اید مرتب کارها را به تعویق می اندازید (کمال گرایی).
هدف این تمرین این است که محرکهای خودتان را شناسایی کنید. وقتی این کار را کردید، می توانید به سمت تغییرات سازنده گام بردارید.
راهکار ۲۱: حسابرسی هفتگی از اهدافتان انجام دهید
من طرفدار پروپاقرص حسابرسی هفتگی عملکرد هستم. با این اقدام مطمئن می شویم که بیشترین بهره را از وقت و انرژی خود می بریم و آنها را در راه رسیدن به اهداف کوتاه مدت، میان مدت و بلندمدت صرف می کنیم.
همچنین طرفدار استفاده از چندین لیست کارهای در دست اقدام برای مدیریت وظایف و پروژهها هستم. حداقل باید یک لیست کارهای روزانه و یک لیست اصلی داشته باشید. در شرایط ایده آل، لیست اصلی تان یک یا چند لیست موقعیتی را تغذیه می کند تا بهتر بتوانید از عهده مدیریت حجم کاری تان بربیایید.
یکی از مشکلات بسیار رایجی که افراد در حفظ لیست اصلی و لیست موقعیتی با آن روبرو می شوند طولانی بودن بیش از حد آنها است. هرروز کارها و پروژه های جدیدی به این لیست ها اضافه می شوند که در نهایت آنها را ناکارآمد می کنند.
برخی از این کارها و پروژه ها مهم هستند و به همین خاطر به آنها رسیدگی می شود. برخی دیگر هرچند که اهمیتی ندارند، همینطور تا چندین هفته، یا حتی چندین ماه در لیست می مانند و با گذشت زمان کم کم تبدیل به باری اضافه می شوند. آنها غیر ضروری هستند و کاری جز به هم ریختن نظم ليستتان نمی کنند. هرچقدر هم که لیستتان نامنظم تر باشد، بیشتر احساس می کنید به خاطر کوه کارهای تلنبار شده از پا افتاده اید.
همانطور که در بخش ۱: چرا تعلل می کنیم اشاره شد، این حس از پا افتادگی جرقه ای قوی برای تعلل به شمار می رود.
اما انجام یک حسابرسی هفتگی کمک می کند با آگاهی این مشکل را مدیریت کنیم. همچنین سبب میشود زمان و انرژی خود را معطوف کارهای مهم کنیم تا دیگر احساس نکنیم داریم زیر موجی از وظایف ریز و درشت دست و پا می زنیم.
وقتی لیست خود را هفتگی بررسی میکنید، می توانید آن کارهایی را که برای رسیدن به اهدافتان ضروری هستند و نیز آنهایی را که میشود بدون هیچ مشکلی حذف کرد شناسایی کنید. همچنین فرصت دارید وظایف خود را دوباره اولویت کنید چرا که بعضی از اهدافتان حالا مهم شده اند درحالی که بعضی دیگر اهمیت خود را از دست داده اند.
هدف این است که با این عمل لیست خود را از به هم ریختگی درآورید. با مرور هفتگی اهدافتان می توانید به سرعت ارزیابی کنید و ببینید کدام یک از وظایف و پروژه ها را میتوان بدون هیچ پیامدی بیرون انداخت. با انجام این نوع بررسی چون لیستتان مدام تمیز و مرتب میشود کمتر در شما احساس ازپاافتادگی ایجاد می کند.
همانطور که روزهای هفته را سپری می کنید، با لیست تمیزی که در دست دارید دیگر کمتر حس میکنید زیر دفن شدن زیر حجم بالای کاری دفن شده اید. بعلاوه، می توانید تمرکز خود را بر روی تعداد کارهای کمتری بگذارید، کارهایی که میدانید انجام آنها به شما کمک می کند به اهدافتان برسید نه اینکه بی جهت وقت محدود شما را تلف کنند.
این اقدام می تواند یکی از راههای مؤثری باشد که سرانجام بر عادت تعللتان غلبه کنید.
دیدگاهتان را بنویسید
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.